Corporate Compliance
Corporate Compliance ist heute kein Nice-to-have mehr, sondern geschäftskritisch. Unternehmen stehen vor der Herausforderung, eine Vielzahl gesetzlicher Vorgaben, regulatorischer Anforderungen und interner Richtlinien zuverlässig umzusetzen. Ob Datenschutz, Anti-Korruption oder ESG – wer Compliance systematisch verankert, minimiert Risiken, schützt seine Reputation und stärkt das Vertrauen von Kund:innen, Partner:innen und Behörden.
Corporate Compliance im Unternehmensalltag: Warum Regelkonformität für den langfristigen Erfolg entscheidend ist
Unter Corporate Compliance versteht man grundsätzlich die Einhaltung von Gesetzen, Regeln und interne Richtlinien eines Unternehmens.
Der Deutsche Corporate Governance Kodex definiert Compliance als „die in der Verantwortung des Vorstands liegende Einhaltung der gesetzlichen Bestimmungen und unternehmensinternen Richtlinien“. Es handelt sich um ein vielschichtiges Rahmenwerk, das sicherstellt, dass Unternehmen innerhalb der gesetzlichen Grenzen arbeiten, konforme Produkte herstellen, ethische Praktiken einhalten und etablierte Industriestandards erfüllen. Das Hauptziel der Einhaltung gesetzlicher Vorschriften ist die Minderung von Risiken, der Schutz von Interessengruppen und die Förderung einer Kultur der Verantwortung und Integrität innerhalb einer Organisation.
Maßgeschneiderte Corporate-Compliance-Dienstleistungen helfen Unternehmen, komplexe Herausforderungen erfolgreich zu meistern. Durch individuelle Lösungen, die von der Analyse bis zur Implementierung reichen, können sie finanzielle Risiken minimieren und Reputationsschäden vorbeugen.
EFS Consulting Leistungsportfolio im Kontext von Corporate Compliance
In einer sich schnell verändernden Geschäftswelt sind Unternehmen mit vielfältigen Compliance- und Risikomanagement-Herausforderungen konfrontiert, die das gesamte Unternehmen betreffen können; nicht nur bestimmte Bereiche. Die Identifizierung und Bewertung von Compliance-Risiken, wie beispielsweise Korruptionsrisiken, sind entscheidend, um potenzielle existenzgefährdende Konsequenzen zu vermeiden.
Die maßgeschneiderten Corporate-Compliance-Dienstleistungen unterstützen Unternehmen dabei, diese Herausforderungen zu bewältigen. Indem sie von der Analyse bis zur Implementierung passgenaue Lösungen bieten, können finanzielle Verluste und Reputationsschäden verhindert werden.
Das Team von EFS Consulting, bestehend aus erfahrenen Rechtsexpert:innen und Prozess- und Projektmanager:innen, ist flexibel und fachlich breit aufgestellt, um sich je nach Bedarf entweder stärker auf hochwertige juristische Arbeit zu fokussieren, die Entwicklung interner Compliance-Prozesse zu unterstützen oder aktiv bei der Umsetzung von Umsetzungsmaßnahmen zu begleiten.
Folgende Bereiche in Corporate Compliance werden abgedeckt
Der ganzheitliche Ansatz von EFS Consulting zur Bewertung und Sicherstellung der Corporate Compliance hat bereits zahlreiche Unternehmen dabei unterstützt, ihre rechtlichen und ethischen Standards erfolgreich zu implementieren und Risiken zu minimieren. Die zentralen Bereiche der Corporate Compliance umfassen:
- Risikomanagement
- Compliance Management System (CMS)
- Integrierte Managementsysteme (IMS)
- Corporate Compliance Reporting & Corporate Governance
- Corporate Compliance Audits & Assessments
- Corporate Compliance Training
- Whistleblowing
- Datenschutz
1. Risikomanagement
Eine unternehmensspezifische Compliance Risikoanalyse ist die Grundlage für die Wirksamkeit aller Compliance Maßnahmen. Die Risiken eines Unternehmens sind sehr individuell und hängen von der internen Organisation, den Produkten und Dienstleistungen, dem Umfeld, und den internationalen Aktivitäten ab. Die internen und externen Risikofaktoren eines Unternehmens müssen systematisch identifiziert, bewertet und dokumentiert werden, um festzustellen, ob Risiken angemessen eingeschätzt wurden oder zusätzliche Maßnahmen zur Risikominimierung erforderlich sind.
EFS Consulting Leistungen:
Identifikation, Evaluierung und Priorisierung möglicher Compliance-Risiken innerhalb des Unternehmens, wie etwa:
- Internationale Handelsvorschriften inkl. Exportkontrolle
- Produktqualität und -sicherheit
- Lieferketten (Beschaffungs- und Herstellungspraktiken)
- Umweltrecht
- Buchhaltung und Rechnungslegung (Financial Reporting)
- Geldwäsche (AML Anti Money Laundering)
- Corporate Social Responsibility (CSR)
- Arbeits- und Dienstrecht
- Entwicklung von Strategien und Maßnahmen zur Risikominderung mittels Risikomatrix
- Erstellung einer Gap-Analyse für einzelne Risikobereiche
- Einbinden der Maßnahmen und des Risikomanagements in ein Compliance Management System (CMS)
2. Compliance Management System (CMS)
Die Erstellung individueller Compliance Management Systeme (CMS) ist in einigen Ländern und Geschäftsfeldern verpflichtend, aber auch ohne Verpflichtung grundsätzlich von großer Bedeutung. Dabei werden gängige Frameworks wie ISO 37301 oder IDW PS980 genutzt und interdisziplinäre Expert:innenteams eingesetzt, um den bestehenden Prozessen, potenzielle Risiken und rechtliche Anforderungen zu bewerten und berücksichtigen. Dabei ist es essenziell, funktionierende und schlanke Strukturen aufzubauen, die nicht zu umfassend sind. Darüber hinaus muss das Compliance-System sämtliche rechtliche Anforderungen erfüllen, die das Unternehmen und seine Produkte betreffen.
EFS Consulting Leistungen:
- Assessment und Gap-Analyse der rechtlichen und internen Anforderungen
- Entwicklung einer CMS-Struktur, zugeschnitten auf das Unternehmen
- Erstellung eines Verhaltenskodex (Code of Conduct), Compliance-Handbüchern und Schulungsunterlagen
- Support bei interner Kommunikation: Informationsmaterial und Kampagnen, um den größten Wirkungsgrad zu erreichen
- Integration der Compliance-Funktionen mit anderen betrieblichen Funktionen für ein nahtlos eingefügtes Managementsystem
- Integration des CMS mit weiteren Governance-Systemen (bspw. Risikomanagement, Internes Kontrollsystem (IKS))
- Halten von internen Schulungen für einzelne Abteilungen bzw. unternehmensweit
- Überwachung und kontinuierliche Verbesserung
3. Integrierte Managementsysteme (IMS)
Immer mehr Anforderungen aus unterschiedlichen Regelungen verlangen nach Compliance Management Systemen (CMS). Diese kommen aus Bereichen wie Qualitätsmanagement (ISO 9001), Umwelt (ISO 14001), Informationssicherheit (ISO 27001), Arbeitsschutz und Gesundheitsmanagement (ISO 45001), sowie einzelnen Industrien wie Automobilherstellung oder Maschinenbau (ISO 12100).
Mit einem integrierten Managementsystem (IMS) werden alle notwendigen Schritte gesetzt, um diese verschiedenen Bereiche zu verschmelzen und ein schlankes, wirkungsvolles und effizientes Gesamtsystem zu ermöglichen. Es werden Synergien genutzt und Ressourcen innerhalb der Unternehmensgruppe gebündelt, um so den Dokumentationsaufwand zu verringern – bei gleichbleibender Rechtskonformität.
EFS Consulting Leistungen:
- Erhebung und Analyse der aktuellen CMS-Struktur im Unternehmen
- Definition der Zielsetzung im Hinblick auf bestehende Systeme, rechtliche Anforderungen und Risikomanagement
- Erstellung eines Maßnahmenkatalogs und Implementierungsplans
- Anpassung und Gestaltung der bestehenden CMS
- Integration mit anderen Funktionen und Systemen (z.B. IMS)
4. Corporate Compliance Reporting und Corporate Governance
Im Rahmen von Compliance spielt eine regelmäßige Berichterstattung und Corporate Governance eine zunehmende Rolle. Innerhalb der Europäischen Union hat die Einführung der Corporate Sustainability Reporting Directive (CSRD) und der Corporate Sustainability Due Diligence Directive (CSDDD) zu erheblichen Sorgfaltspflichten geführt. Unternehmen müssen nun nicht nur finanzielle Leistungskennzahlen offenlegen, sondern auch qualitative und quantitative Angaben ihrer gesamten Lieferkette. Dabei wird der Fokus vor allem auf die sehr umfangreichen ESG-Faktoren Umwelt, Soziales und Unternehmensführung (Environment, Social, Governance) gesetzt. Für Unternehmen bedeutet das, dass ihre Compliance Strategie nicht mehr nur gesetzliche Anforderungen erfüllen muss, sondern auch die wachsenden Erwartungen der Stakeholder in Bezug auf Nachhaltigkeit und transparente Berichterstattung berücksichtigt.
EFS Consulting Leistungen:
- Unterstützung bei Erstellung von Compliance-Berichten für interne und externe Stakeholder
- Informationsbeschaffung und -analyse
- Analysen und Empfehlungen zur Verbesserung der Corporate Governance-Praktiken
5. Compliance Audits und Assessments
Eine umfassende Überprüfung des Compliance-Programms eines Unternehmens dient der Feststellung, ob in allen Funktionen, Prozessen und dem „Code of Conduct“ die rechtlichen Vorgaben eingehalten werden. Es werden oft gängige Frameworks wie ISO 37301, IDW PS980 oder auch IAA-Standard 1312-1 als Prüfstandard verwendet.
Insbesondere bei ausländischen Tochtergesellschaften ist eine Überprüfung wichtig, um Compliance im gesamten Konzern sicherzustellen. Es kommt zur Identifikation von „Red Flags“, die unmittelbaren Handlungsbedarf auslösen, sowie potenzielle Optimierungsmaßnahmen.
EFS Consulting Leistungen:
- Analyse von bestehenden Prozessen und Aufbaus des Compliance-Systems
- Wirksamkeitsprüfung des Compliance-Systems basierend auf gelebten Prozessen und generellen Verständnisses der Mitarbeitenden zu Compliance
- Identifikation von risikobehafteten Geschäftsfeldern
- Ermittlung potenzieller Schwachstellen sowie Optimierungsmaßnahmen (basierend auf einzelnen Unternehmensbereichen, Märkten oder Unternehmensprozessen)
- Support bei der Erarbeitung eines Implementierungsplans mit den betreffenden Bereichen
6. Corporate Compliance Training
Eine gelebte Compliance-Kultur ist Grundvoraussetzung für stets rechtskonformes Verhalten in Unternehmen. Zusätzlich ist es für Unternehmen oftmals auch verpflichtend, dass bestimmte Mitarbeitende („Key Persons“) qualifiziert sind, um ihre Funktionen innerhalb des Compliance-Systems auszuüben. Dafür benötigen sie entsprechende Schulungen, wie Basisschulungen und weiterführende Trainings.
Doch auch alle anderen Unternehmen, die nicht diese Verpflichtung haben, profitieren davon, dass ihre Mitarbeitenden regelkonform handeln. Schulungen können dabei für die Wichtigkeit von Compliance sensibilisieren oder Grundvoraussetzungen von Produkthaftung sowie einzelner Produkte wie Kennzeichnungen und Prüfberichte erklären.
EFS Consulting Leistungen:
- Entwicklung von grundlegenden Schulungsmodulen
- Spezifisch zugeschnittene Themen in der Corporate Compliance
- Neue Regulierungen im Bereich ESG (siehe auch EFS Sustainability)
- Sensibilisierung von Organisationen für Compliance
- Erstellung von Schulungshandbüchern
- Roadmap für Compliance-Ausbildungen
- Expert:innengesprächen
7. Whistleblowing
Das Hinweisgebersystem („Whistleblower System“) soll es Mitarbeitenden eines Unternehmens ermöglichen, Missstände wie Korruption, Diskriminierung, unethisches Verhalten oder Amtsmissbrauch aufzudecken. Dadurch sollen Reputationsschäden und potenzielle finanzielle Strafen vorgebeugt werden.
EFS Consulting eruiert die Anforderungen und möglichen Ausgestaltungen eines Hinweisgebersystems, basierend auf der EU-Whistleblower-Richtlinie sowie nationalen Rechtsgrundlagen wie des deutschen Hinweisgeberschutzgesetzes. Die Umsetzung eines Hinweisgebersystems kann sich dabei auch vorteilhaft auf die Verpflichtungen im Rahmen der kommenden Lieferkettensorgfaltspflichtengesetze auswirken. Die EU-Richtlinie trat Juli 2024 in Kraft, die vollständige Implementierung in allen EU-Ländern muss bis Mitte 2026 erfolgen.
EFS Consulting Leistungen:
- Aufbereitung und Darstellung eines möglichen Hinweisgebersystems
- Unterstützung bei Umsetzung aller rechtlichen Vorgaben hinsichtlich technischer und organisatorischer Implementierung
- Best Cases für praxisgerechte und (rechts)sichere Lösungen
- Konzeption und Durchführung von Mitarbeiter:innen-Trainings für die Whistleblower-Prozesse
8. Datenschutz
Die zunehmende Sammlung und Analyse umfangreicher Datenmengen erhöht die Bedeutung von Datenschutz und Datensicherheit erheblich – insbesondere für Unternehmen, die im täglichen Geschäft mit sensiblen Informationen arbeiten. Die Einhaltung datenschutzrechtlicher Anforderungen, wie sie beispielsweise durch die EU-Datenschutz-Grundverordnung (EU-DSGVO) definiert sind, ist gesetzlich verpflichtend und unterliegt einem verbindlichen rechtlichen Rahmen.
Für Unternehmen bedeutet dies: Verstöße gegen diese Vorgaben können nicht nur zu erheblichen Geldbußen führen, sondern auch zu Reputationsschäden und hohen rechtlichen Folgekosten. Eine durchdachte Datenschutzstrategie schafft daher die benötige Transparenz, ermöglicht Kontrolle über die Datenverarbeitung und stellt sicher, dass geschäftsrelevante Daten im Einklang mit den geltenden gesetzlichen Vorgaben behandelt werden.
