ISO 9001 erklärt

Was ist „ISO“ und wofür steht „ISO 9001“?

Die International Organization for Standardization (ISO) ist ein weltweiter Zusammenschluss nationaler Normungsgremien. Sie definiert internationale Standards, Normen und Richtlinien für verschiedene Branchen für Qualität sowie Sicherheit, mit denen Produkte, Dienstleistungen o.ä. zertifiziert werden können. Eine ISO-Zertifizierung beschreibt somit den Prozess, in dem ein Unternehmen, eine Institution oder eine Behörde einen Konformitätsnachweis – product compliance – erlangt.

Die ISO 9001 ist ein weltweit anerkannter Standard für Qualitätsmanagementsysteme, die die kontinuierliche Verbesserung und Kund:innenzufriedenheit in den Mittelpunkt stellt. Sie hilft Unternehmen, interne Prozesse zu optimieren und Risiken zu minimieren.

Entwicklung der Norm

Die ISO 9001 entstand im Jahr 1987 und wird kontinuierlich angepasst, um auf technische sowie rechtliche Änderungen wie der Digitalisierung zu reagieren. Die aktuelle Version stammt aus dem Jahr 2015  und besteht zunächst aus den Kapiteln Anwendungsbereich, Normative Vergleiche und Begriffe, welche Grundlage für die zu zertifizierenden Unternehmensbereiche sind. Diese Bereiche werden in den darauffolgenden Kapiteln 4 bis 10 definiert und umfassen Kontext der Organisation, Führung, Planung für das Qualitätsmanagement, Unterstützung, Betrieb, Leistungsbewertung sowie Verbesserung.

Dieser Version der Norm gehen einige Versionen voran. Zu Beginn gab es sogar drei unterschiedliche Standards zur Sicherung der Qualität, die ISO 9001, die ISO 9002 und die ISO 9003. Als diese eingeführt wurden, konnte ein Unternehmen entscheiden, nach welcher Norm es zertifiziert werden sollte: ISO 9001 für alle Unternehmensbereiche (Design, Entwicklung, Produktion, Montage und Kund:innendienst), ISO 9002 für Produktion und Montage oder ISO 9003 für Inspektion und Prüfung, je nachdem, in welcher Branche das Unternehmen tätig war.

Im Jahr 2000 wurden die Normen überarbeitet. Zu diesem Zeitpunkt gibt es nur noch eine Norm, die ISO 9001:2000, in welcher heute alle drei Standards zusammengefasst sind. Die aktuellste Version wird als ISO 9001:2015 bezeichnet.  Diese wird derzeit überarbeitet. Ein erster Entwurf (CD1) wurde im April 2024 veröffentlicht und an die Mitglieder des ISO-Komitees ISO TC 176 zur Prüfung gegeben, welche die Überarbeitung zu einem zweiten Entwurf (CD2) veranlassten. Die Überarbeitung der Norm legt den Schwerpunkt auf die Harmonisierung der Struktur der Norm mit anderen Managementsystemnormen sowie die Berücksichtigung von Themen wie Ethik, Integrität, Vision, Mission und Werte und bezieht beispielsweise die Nachhaltigkeit im Zuge der ESG-Aspekte mit ein.

Zweck und Funktion der Norm

Die ISO 9001 ist eine Norm für Qualitätsmanagementsysteme und dient dazu, die Qualität von Produkten und Dienstleistungen eines Unternehmens sicherzustellen. Dabei wird beispielsweise auf Kund:innenanforderungen oder rechtliche Vorgaben Rücksicht genommen. Die ISO 9001 dient als Grundstein für weiterführende branchenspezifische Qualitätsstandards.

Branchenspezifische Qualitätsstandards sind beispielsweise die ISO 13485 im Gesundheitswesen, die ISO/IEC 27001 in der Informations Sicherheit (Details dazu lesen Sie hier) oder die IATF 16949 in der Automobilindustrie. Abhängig von den unterschiedlichen Standards, müssen unterschiedliche Anforderungen erfüllt werden, das gilt auch für Konformitätsnachweise neben den Qualitätsstandards wie beispielsweise Umweltregulierungen.

Grundprinzipien der Norm

Die ISO 9001 basiert auf den Grundprinzipien der ISO 9000, welche die Beschreibungen der Grundlagen von Qualitätsmanagementsystemen und den dazugehörigen Terminologien umfasst. Diese sieben Grundprinzipien bilden die Grundlage für unterschiedliche Qualitätsmanagement Normen und werden im Folgenden beschrieben.

1. Kund:innenorientierung

Der Erfolg eines Unternehmens hängt maßgeblich von der der Zufriedenheit der Kund:innen ab. Um das Vertrauen der Kund:innen sowie aller beteiligten Stakeholder zu gewinnen, ist es entscheidend, die Bedürfnisse der Nutzer:innen genau zu verstehen. Nur so können Produkte oder Dienstleistungen entwickelt werden, die die Erwartungen der Kund:innen erfüllen oder sogar übertreffen.

2. Führung und Verantwortlichkeiten

Führungskräfte einer Organisation sollten als Vorbilder für ihre Mitarbeitenden agieren und eine klare Vision entwickeln. Es ist ihre Aufgabe, diese Vision sowie die zugrunde liegenden Werte und ethischen Standards so zu kommunizieren, dass sie in der Unternehmenskultur und auf allen Ebenen der Organisation verankert sind. Um dies zu erreichen, müssen Führungskräfte mit gutem Beispiel vorangehen, Verantwortung übernehmen, eine offene Kommunikation fördern und Leistungsindikatoren einsetzen, die Arbeitsweisen unterstützen, die zum Erreichen der Unternehmensziele beitragen und mit den festgelegten Vorgaben übereinstimmen. Sie sollten Vertrauen aufbauen und Ängste abbauen.

3. Einbeziehen von Mitarbeitenden

Mitarbeitende sollten ihre Arbeit nicht nur als Mittel zum Erhalt von Lohn oder Gehalt betrachten. Dies wird erreicht, wenn sie sich emotional und persönlich mit der Organisation verbunden fühlen und durch intrinsische Belohnungen wie Anerkennung oder die Förderung von Wissen und Kompetenzen motiviert werden. Zudem steigt die Motivation, wenn Mitarbeitende mehr Verantwortung und Mitspracherecht erhalten. Indem sie Befugnisse bekommen, können sie aktiv zur Weiterentwicklung und Gestaltung der Organisation beitragen.

4. Prozessorientierter Ansatz

Um einen prozessorientierten Ansatz zu verfolgen, müssen alle relevanten Prozesse des Qualitätsmanagementsystems detailliert beschrieben und dokumentiert werden. Dies macht sichtbar, welche Prozesse erforderlich sind, um die festgelegten Ziele zu erreichen, und wie diese Prozesse miteinander interagieren. Es werden Maßnahmen festgelegt, um zu messen, ob die Prozesse ihre Ziele erreicht haben, wodurch das Verständnis der Prozesse vertieft und letztlich das Ergebnis verbessert wird.

5. Kontinuierliche Verbesserung

Um Qualität langfristig sicherzustellen, ist eine kontinuierliche Verbesserung und Anpassung erforderlich. Leistungen werden regelmäßig bewertet, um Probleme frühzeitig zu erkennen und Verbesserungspotenziale zu identifizieren. Mitarbeitende sollten an gezielten Schulungen teilnehmen, um die Instrumente der kontinuierlichen Verbesserung auf allen Ebenen der Organisation anzuwenden und künftig besser auf Veränderungen und Herausforderungen reagieren zu können.

6. Faktengestützte Entscheidungsfindung

Qualitätsstandards zielen unter anderem darauf ab, Vergleichbarkeit sicherzustellen. Um Entscheidungen zum Qualitätsniveau möglichst objektiv zu treffen, werden Leistungskennzahlen definiert und Messungen durchgeführt. Dabei ist es essenziell, dass die gesammelten Daten und Informationen präzise, zuverlässig und leicht zugänglich sind. Auf dieser Grundlage können fundierte und nachvollziehbare Entscheidungen getroffen werden.

7. Beziehungsmanagement

Der Erfolg eines Unternehmens hängt sowohl von den Menschen innerhalb der Organisation als auch von externen Partnern und interessierten Parteien wie Lieferanten ab. Deshalb ist es essenziell, Vertrauen aufzubauen und starke Beziehungen zu allen Beteiligten zu pflegen. Ein gemeinsames Verständnis von Zielen und Werten schafft die Grundlage, um Kund:innen, Mitarbeitende, Lieferanten und sämtliche Stakeholder aktiv einzubinden und erfolgreich zusammenzuführen.

Warum sollte IHR Unternehmen „ISO 9001“ zertifiziert sein?

Die ISO 9001 ist die am weitesten verbreitete Norm im Qualitätsmanagement. Sind Unternehmen ISO 9001 zertifiziert werden diese als zuverlässig wahrgenommen und können von unterschiedlichen Vorteilen, welche im Folgenden angeführt sind, profitieren.

• Transparenz: Interne Abläufe, Schritte und Verantwortlichkeiten sind klar und transparent dargestellt. Dadurch sind Zuständigkeiten klar definiert und die Problemidentifikation wird vereinfacht.
• Kosten und Zeit: Mit Qualitätsmanagementverfahren können Effizienz, Produktivität sowie Wirtschaftlichkeit Ihres Unternehmens gesteigert werden.
• Risikominimierung: Durch die Erfüllung der vorgegeben Standards, erfüllen die Produkte und Dienstleistungen ein gewisses Qualitätsniveau und die Wahrscheinlichkeit, dass die Erwartungen der Kund:innen erfüllt werden, steigt.
• Marktakzeptanz: Das weltweit führende Qualitätsmanagementsystem hilft dabei, sich beim Eintritt in einen neuen Markt als bspw. Lieferant zu positionieren.
• Wettbewerbsfähigkeit: Mit Hilfe eines Qualitätssiegels können Investor:innen angezogen und Handelsbarrieren abgebaut werden. Gleichzeitig wird das Vertrauen der Kund:innen sowie die Mitarbeiter:innenzufriedenheit gestärkt.
• Fehlerreduktion: Durch kontinuierliche Verbesserungen können Fehler vermieden und gegebenenfalls schneller gefunden und somit behoben werden.

Fazit

Der Erfolg eines Unternehmens hängt maßgeblich von der Kund:innenzufriedenheit ab. Unternehmen, die nach ISO 9001 zertifiziert sind, demonstrieren Zuverlässigkeit und Qualität, stärken das Vertrauen ihrer Kund:innen und steigern deren Zufriedenheit. Gleichzeitig erleichtert die Norm den internationalen Handel, minimiert Missverständnisse und erhöht die Wettbewerbsfähigkeit. EFS Consulting unterstützt Sie dabei, die erforderlichen Prozesse und Strategien zu entwickeln, um die Anforderungen der ISO 9001 zu erfüllen. So positionieren Sie Ihr Unternehmen als verlässlichen und wettbewerbsfähigen Partner auf globaler Ebene und sichern langfristig Ihren nachhaltigen Erfolg.