Die Covid-19 Pandemie zwingt weltweit Unternehmen ihre gewohnte Arbeitsweise den neuen Herausforderungen anzupassen.
Die Vorzeichen haben sich geändert.
Während vor der Ausbreitung von Covid-19 die meisten Angestellten nur punktuell aus der Ferne arbeiteten, ist das klassische Büroleben weitgehend aufgelöst und die Remote-Arbeit vorübergehend die neue Normalität.
In der aktuellen Krisensituation zeigt sich, dass Unternehmen, die digitales Arbeiten bereits zuvor als vorteilhaft für sich entdeckt hatten, rasch das operative Arbeiten wieder aufnehmen konnten, während andere Unternehmen oft immer noch vor sehr großen Herausforderungen stehen. Ein wesentlicher Faktor ist dabei die Bedeutung digitaler Arbeits- und Kommunikationsprozesse in der Anwendung von Remote-Arbeit.
Um erfolgreich digitales Arbeiten und vor allem Zusammenarbeiten zu ermöglichen, ist jedoch weit mehr notwendig als die Bereitstellung entsprechender IT Infrastruktur. MitarbeiterInnen, Teams und Führungskräfte müssen befähigt werden, auch in Zeiten der physischen Abwesenheit und räumlichen Distanz, gemeinsam effizient und produktiv zu agieren, um gute Ergebnisse zu erzielen.
Der EFS Methodenbaukasten zum „Digital Workplace“ fokussiert auf unterschiedliche Dimensionen für erfolgreiches Remote-Arbeiten und bietet konkrete Methoden und Werkzeuge für die Umsetzung.
Der EFS Methodenbaukasten erlaubt das Erstellen eines eigenen individuell gestalteten digitalen Arbeitsplatzes und einer optimalen virtuellen Vernetzung von Teams:
Digitales Arbeiten erschwert die Kommunikation aufgrund räumlicher Distanzen und der nur noch in reduzierter Form möglichen zwischenmenschlichen Interaktion.
Strukturierte virtuelle Rituale regen den interdisziplinären Austausch an, schaffen Transparenz, zeigen Missverständnisse besser auf und beugen somit Konflikten vor.
Methoden Beispiele:
Durch das Wegfallen der Kommunikation außerhalb des „Daily Business“ geht auch die Möglichkeit des wertvollen informellen Ideenaustausches verloren.
Virtuelle Cafés und andere Online-Begegnungen ermöglichen den zwanglosen, konstruktiven Austausch, fördern den persönlichen Austausch und festigen zusätzlich die Teamstruktur.
Methoden Beispiele:
Erfolgreiches Projektmanagement basiert unter anderem auf einer klaren, transparenten Kommunikation. Remote-Projektmanagement erfordert eine noch bessere Vorbereitung und Struktur, um Kommunikationsengpässen entgegenzusteuern.
Digitale Planungs- und Steuerungsmeetings werden täglich dynamisch und iterativ an das digitale Arbeitsleben angepasst.
Methoden Beispiele:
Remote Leadership erfordert von Führungskräften, die Werte und das Selbstverständnis in virtuelle Arbeitsmethoden zu überführen.
Morgens durch das Büro gehen, sich mit den MitarbeiterInnen auf dem Flur austauschen, ein Gefühl für die Stimmung und Aufgaben bekommen: all das ist bei räumlicher Distanz zum Team nicht möglich.
Ausgewählte Methodenbausteine, Schwerpunkte in der Kommunikation und Tools bringen praktischen Mehrwert im Remote-Arbeitsalltag.
Methoden Beispiele:
Ein kreativer Austausch in persönlichen Workshops wird durch den lediglichen Einsatz von virtuellen Plattformen erschwert.
Erfolgreiche Online-Workshops werden mit interaktiven und angepassten Ansätzen wie Remote Brainstorming-Methoden, virtuelle Whiteboards oder Dot-Voting möglich.
Methoden Beispiele:
Sind die geeigneten Methoden gefunden, können im nächsten Schritt die dazu passenden Tools für Remote Work ausgewählt werden. Dabei gilt es wichtige Aspekte zu beachten, wie etwa:
Eine Vielzahl an Tools für Remote Arbeit wurden einem intensiven Review unterzogen, Funktionalitäten getestet und die Anwendbarkeit, auch unter Berücksichtigung des laufenden Kunden-Feedbacks, bewertet. Die Übersicht bietet eine praktische Orientierungshilfe für die Auswahl der individuell passenden Tools.
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