Die Covid-19 Pandemie zwingt weltweit Unternehmen ihre gewohnte Arbeitsweise den neuen Herausforderungen anzupassen.

Die Vorzeichen haben sich geändert.

Während vor der Ausbreitung von Covid-19 die meisten Angestellten nur punktuell aus der Ferne arbeiteten, ist das klassische Büroleben weitgehend aufgelöst und die Remote-Arbeit vorübergehend die neue Normalität.

In der aktuellen Krisensituation zeigt sich, dass Unternehmen, die digitales Arbeiten bereits zuvor als vorteilhaft für sich entdeckt hatten, rasch das operative Arbeiten wieder aufnehmen konnten, während andere Unternehmen oft immer noch vor sehr großen Herausforderungen stehen. Ein wesentlicher Faktor ist dabei die Bedeutung digitaler Arbeits- und Kommunikationsprozesse in der Anwendung von Remote-Arbeit.

Um erfolgreich digitales Arbeiten und vor allem Zusammenarbeiten zu ermöglichen, ist jedoch weit mehr notwendig als die Bereitstellung entsprechender IT Infrastruktur. MitarbeiterInnen, Teams und Führungskräfte müssen befähigt werden, auch in Zeiten der physischen Abwesenheit und räumlichen Distanz, gemeinsam effizient und produktiv zu agieren, um gute Ergebnisse zu erzielen.

Der EFS Methodenbaukasten zum „Digital Workplace“ fokussiert auf unterschiedliche Dimensionen für erfolgreiches Remote-Arbeiten und bietet konkrete Methoden und Werkzeuge für die Umsetzung.

Der EFS Methodenbaukasten erlaubt das Erstellen eines eigenen individuell gestalteten digitalen Arbeitsplatzes und einer optimalen virtuellen Vernetzung von Teams:

Digital Workplace

Digitales Arbeiten erschwert die Kommunikation aufgrund räumlicher Distanzen und der nur noch in reduzierter Form möglichen zwischenmenschlichen Interaktion.

Strukturierte virtuelle Rituale regen den interdisziplinären Austausch an, schaffen Transparenz, zeigen Missverständnisse besser auf und beugen somit Konflikten vor.

Methoden Beispiele:

  • Daily Opening/Daily Closing: Die regelmäßigen Termine ermöglichen einen gemeinsamen Startpunkt und Abschluss des Tages für alle Teammitglieder
  • Virtuelle SitznachbarInnen: Die virtuelle SitznachbarIn simuliert das „Nebeneinandersitzen“ im Büro und bietet Gelegenheit, für kurze und schnelle Abstimmungen
  • Blocked Focus Time: Ungestörtes, individuell spezifisches Nutzen von Arbeitsstunden, um bestimmte Aufgaben, Tasks oder täglich anfallende Themen ungestört zu bearbeiten oder abzuschließen
Digital Workplace

Durch das Wegfallen der Kommunikation außerhalb des „Daily Business“ geht auch die Möglichkeit des wertvollen informellen Ideenaustausches verloren.

Virtuelle Cafés und andere Online-Begegnungen ermöglichen den zwanglosen, konstruktiven Austausch, fördern den persönlichen Austausch und festigen zusätzlich die Teamstruktur.

Methoden Beispiele:

  • Virtuelles Onboarding: Wir erstellen mit Ihnen digitale Kommunikations- und Informationskonzepte für eine optimale Integration neuer MitarbeiterInnen ins Team / Unternehmen und setzen die Konzepte gemeinsam mit Ihnen um.
  • Virtueller Roundtable: Der virtuelle Roundtable funktioniert durch konkrete thematisierte Regeltermine, wie z.B. eine online-Kaffeepause oder ein Small Talk Meeting
  • Virtuelles Café: Persönliche Interaktion im Digital Workplace kann mit Hilfe von konkret definierten gemeinsamen Regelterminen zur allgemeinen Interaktion gewährleistet werden
Digital Workplace

Erfolgreiches Projektmanagement basiert unter anderem auf einer klaren, transparenten Kommunikation. Remote-Projektmanagement erfordert eine noch bessere Vorbereitung und Struktur, um Kommunikationsengpässen entgegenzusteuern.  

Digitale Planungs- und Steuerungsmeetings werden täglich dynamisch und iterativ an das digitale Arbeitsleben angepasst.

Methoden Beispiele:

  • Leading Digital Meetings: Remote Meetings tragen zur effizienten Kommunikation innerhalb des Projekts bei, erlauben es Unklarheiten zu beseitigen und weitere Schritte zu definieren
  • Planning: Für remote Planning- und Priorisierungssessions kommen Tools wie z.B. JIRA, Klaxoon u.ä gezielt zum Einsatz
  • Steering: Steuern im Remote-Kontext benötigt gezielte und strukturierte Abstimmung mit dem Team, um Missverständnisse vorzubeugen und sicherzustellen, dass Tasks effektiv bearbeitet werden
Digital Workplace

Remote Leadership erfordert von Führungskräften, die Werte und das Selbstverständnis in virtuelle Arbeitsmethoden zu überführen.

Morgens durch das Büro gehen, sich mit den MitarbeiterInnen auf dem Flur austauschen, ein Gefühl für die Stimmung und Aufgaben bekommen: all das ist bei räumlicher Distanz zum Team nicht möglich.

Ausgewählte Methodenbausteine, Schwerpunkte in der Kommunikation und Tools bringen praktischen Mehrwert im Remote-Arbeitsalltag.

Methoden Beispiele:

  • Virtuelle Feedbackformate: Ein virtuell strukturierter Ablauf und eine Vielzahl an Formaten (z.B. Feedback-Buddies, Systemfeedback) ermöglichen ein vertrauensvolles Teilen von Erfahrungen und Herausforderungen sowie ein empathisches Zuhören für Bedürfnisse der MitarbeiterInnen.
  • Sharing & Dankeschön-Runden:
    Austauschen von Erkenntnissen und Erlebnissen sowie das Bereitstellen dezidierter Bühnen zum Feiern von Erfolgen und Ausdruck von Wertschätzung für das Engagement ermöglichen gemeinsames Lernen.
  • Interaktive Informationsveranstaltungen: Interaktive Q&A Formate mit Timeboxing schaffen einen transparenten Informationsfluss und einen offenen Raum für Fragen – um Sicherheit in Zeiten der Veränderung zu vermitteln.
Digital Workplace

Ein kreativer Austausch in persönlichen Workshops wird durch den lediglichen Einsatz von virtuellen Plattformen erschwert.

Erfolgreiche Online-Workshops werden mit interaktiven und angepassten Ansätzen wie Remote Brainstorming-Methoden, virtuelle Whiteboards oder Dot-Voting möglich.

Methoden Beispiele:

  • Remote Brainstormen: Remote Brainstormen hilft kreative Blockaden zu überwinden, Engpässe zu überbrücken und gemeinsam geeignete Lösungen für Problemstellungen zu finden.
  • Workshop Moderation: Um eine effektive Zusammenarbeit auch im Remote Arbeiten zu gewährleisten, benötigt es klare, transparente Abläufe, geeignete virtuelle Räume und eine verlässliche, strukturierte Moderation.
  • Lessons Learned / Retrospektiven: Gut geplante und umgesetzte digitale Lessons Learned / Retrospektiven bringen den Projekten und Initiativen wertvolle Erkenntnisse zur Verbesserung und haben einen positiven Effekt für die Zusammenarbeit im Team.

Sind die geeigneten Methoden gefunden, können im nächsten Schritt die dazu passenden Tools für Remote Work ausgewählt werden. Dabei gilt es wichtige Aspekte zu beachten, wie etwa:

Überblick zu ausgewählten Tools

Überblick zu ausgewählten Tools

Eine Vielzahl an Tools für Remote Arbeit wurden einem intensiven Review unterzogen, Funktionalitäten getestet und die Anwendbarkeit, auch unter Berücksichtigung des laufenden Kunden-Feedbacks, bewertet. Die Übersicht bietet eine praktische Orientierungshilfe für die Auswahl der individuell passenden Tools.

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AnsprechpartnerInnen

Jürgen Leitner

Jürgen Leitner

Partner

  • Digital Process and Service
  • Agile Methoden
  • Organisationsentwicklung

M. +43 6764392038
jleitner@efs.at / www.efs.consulting

Liliana Simon

Liliana Simon

Projektleiterin

  • Selbstorganisation, New Work
  • DevOps

M. +43 676 439 20 72
lsimon@efs.at / www.efs.consulting

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