EFS Consulting
Marion Ibetsberger und Karim Gharbi von EFS Consulting kleben PostIts an eine Glasfront

Agilität ist die Fähigkeit, in rasant verändernden, unsicheren, unklaren Bedingungen, wertschöpfend agieren zu können.

Agile Transformation: Fit für die Zukunft

Werden die Produkte und Rahmenbedingungen eines Unternehmens immer komplexer, muss es sich selbst weiterentwickeln, um diese Komplexität handhaben zu können. Wenn ein Unternehmen erkennt, dass seine bestehenden Strukturen nicht mehr ausreichend sind, um diese Herausforderungen zu meistern, liegt es nahe, eine Veränderung durchzuführen. Immer öfter wird dabei eine agile Transformation angestrebt, um wieder mehr Effektivität und Flexibilität in das Unternehmen zu bringen.

Ziel der agilen Transformation ist traditionell hierarchische Unternehmensstrukturen durch flexible, dynamische und kollaborative Strukturen abzulösen. Das geht weit über die Einführung von Tools und Methoden hinaus. Sie durchdringt die ganze Organisation und prägt die Unternehmenskultur.

Agile Transformation – eine Definition

Agilität ist ein Begriff aus dem Sport und bedeutet seine Richtung und Position schnell anpassen zu können, ohne dabei die Kontrolle zu verlieren. Für Unternehmen bedeutet Agilität, die Fähigkeit zu haben, in der rasant verändernden und unsicheren Umwelt (VUCA), wertschöpfend agieren zu können, um auf lange Sicht wettbewerbsfähig zu bleiben. Agile Transformation ist der Schlüssel dazu. Agile Frameworks bieten dabei bewährte Vorgehensweisen, um die Agilität des Unternehmens zu stärken. Allerdings müssen diese Frameworks von jedem Unternehmen individuell innerhalb seines Kontexts interpretiert und ausgefüllt werden, um optimale Ergebnisse zu erzielen.

Dieser Wandel umfasst die gesamte Organisation:

  • Prozesse: Schnellere Anpassung an neue Herausforderungen und schnellere Wertschöpfung.
  • Produkte: Flexible Entwicklung und direkte Reaktion auf Kundenanforderungen.
  • Kultur: Förderung von Zusammenarbeit, Raum für Innovation und kontinuierlichem Lernen.
Für EFS Consulting gilt eine agile Transformation als gelungen, wenn ein Unternehmen erfolgreich Strukturen, Prozesse und eine Unternehmenskultur entwickelt hat, die es ermöglicht, dass sich das Unternehmen gezielt und regelmäßig selbst verbessert und weiterentwickelt.

Change vs. Transformation

In der Welt der Unternehmen werden die Begriffe „Transformation“ und „Change“ oft synonym verwendet. Dabei handelt es sich aber um zwei grundlegend verschiedene Ansätze, um Veränderungen herbeizuführen.

Transformation ist ein tiefgreifender und kontinuierlicher Wandel, der das gesamte Unternehmen neu definiert und eine neue Organisation schafft. Sie ist zukunftsorientiert und fokussiert auf die Anpassung an die sich ständig verändernde Geschäftswelt.

Change-Management hingegen ist eine zeitlich begrenzte Initiative, die auf die Implementierung spezifischer Veränderungen zur Erreichung eines definierten Ziels abzielt. Es ist reaktiver und fokussiert sich auf die Bewältigung aktueller Herausforderungen oder Chancen.

 

Agile Transformation vs. Digitale Transformation

Agile Transformation und digitale Transformation sind zwar eigenständige Konzepte, bedingen sich aber in der heutigen Unternehmensrealität gegenseitig. Die erfolgreiche Umsetzung beider Transformationen führt zu einem zukunftsfähigen Unternehmen, das flexibel auf Veränderungen reagieren und die Vorteile neuer Technologien nutzen kann.

Agile Transformation fokussiert sich auf die Entwicklung der Unternehmenskultur, Führungsstrukturen und Zusammenarbeitsprozesse, um mehr Flexibilität und Reaktionsfähigkeit zu erlangen. Kundenorientierung und iterative Arbeitsweisen stehen im Mittelpunkt. Digitale Hilfsmittel wie Kollaborationstools oder Videokonferenzsysteme unterstützen die neuen Arbeitsweisen, sind aber nicht der Kern der Transformation.

Digitale Transformation hingegen zielt auf die Integration neuer Technologien ab, um Prozesse zu automatisieren, Informationen zu vernetzen und die Effizienz zu steigern. Digitale Lösungen wie neue Software oder Cloud-Computing bilden den Kern dieser Transformation.

 

Schritt für Schritt zur agilen Transformation in Unternehmen

Die 3 Schichten der agilen Transformation

Agile Transformation ist ein vielschichtiger Prozess, der die gesamte Organisation umfasst. Um diese Komplexität zu strukturieren, betrachten wir Agilität unter drei Säulen:

  1. Agilität als Prozessverbesserung (niedriger Effekt aber schnelle Quick Wins)
  2. Agilität, um bessere Produkte zu entwickeln
  3. Agilität als kulturellen Shift im Unternehmen

Wichtig ist, die agile Transformation mit einem klaren Ziel vor Augen zu beginnen. Im Sinne von „Start with WHY“ sollte zunächst geklärt werden, welche Probleme durch die Transformation gelöst bzw. welche Potenziale gehoben werden sollen.

Eine Standortbestimmung und die Klarheit darüber, was mit der agilen Transformation erreicht werden soll, bilden für die Transformations-Vision, das Transformations-Ziel und eine übersichtliche, informative Roadmap. Transformation-Vision, Transformations-Ziel und die Roadmap ermöglichen eine effektive Kommunikation. Transparente Kommunikation während des Transformation-Prozesses ist ein entscheidender Faktor für den Erfolg. Mitarbeitende müssen verstehen, warum die Veränderung notwendig ist, und was geplant ist, um Widerstände abzubauen und aktive Unterstützende zu gewinnen.

1. Agilität als Prozessverbesserung

Erkennt ein Unternehmen, dass seine bestehenden Strukturen nicht mehr ausreichend sind, um die Herausforderungen der aktuellen Rahmenbedingungen zu meistern, liegt es nahe eine Veränderung durchzuführen. Immer öfter wird hier eine agile Transformation angestrebt, um wieder mehr Effektivität und Flexibilität in das Unternehmen zu bringen.

Um gute Prozesse und Strukturen zu etablieren, sind folgende Punkte essenziell:

  • Klarheit über die Wertschöpfungskette und Customer Journey
  • Etablierung von End-2-End Verantwortung
  • Information entsprechend der Flughöhe

Diese Punkte hängen nicht von einem spezifischen agilen Framework  ab.

2. Agilität für bessere Produktentwicklung

In der heutigen schnelllebigen Welt ist es für Unternehmen unerlässlich, qualitativ hochwertige Produkte schnell auf den Markt zu bringen, die für die Kunden echten Mehrwert schaffen, anstatt nur neue Features zu bringen. Der Markt und die gesetzlichen Rahmenbedingungen ändern sich rasant, und es kann überraschend sein, welche Features bzw. Funktionen des Produkts tatsächlich maßgeblich für die Kaufentscheidung sind.

Um diesen Anforderungen gerecht zu werden, ist es wichtig die Annahmen hinter der Produktentwicklung zu prüfen und Produkte so modular wie in den spezifischen Gegebenheiten sinnvoll ist, zu entwickeln. Vor allem bedeutet es Effekt für Kunde bzw. Markt gegenüber Funktionsumfang zu priorisieren, was für viele Unternehmen ein Umdenken bedeutet.

Dafür empfiehlt EFS:

  • Hypothesen über den Produktnutzen überprüfen: Anstatt Annahmen über Kundenbedürfnisse und Kaufverhalten zu treffen, sollten diese durch Tests und Feedback validiert werden.
  • Produkte modular aufbauen: So kann das Produkt flexibel weiterentwickelt und an neue Anforderungen angepasst werden.
  • Den Effekt über die Effizienz zu stellen: Es ist wichtiger, ein Produkt zu entwickeln, das den gewünschten Nutzen für den Kunden bringt, als die Entwicklungskosten zu optimieren.

Durch diese Vorgehensweise können Unternehmen Produkte entwickeln, die den Kundenanforderungen entsprechen und so langfristigen Erfolg am Markt erzielen.

3. Wandlung der Organisationskultur

Eine agile Transformation beinhaltet oft die Hoffnung, auch das Mitarbeiter:innen-Engagement anzuregen, die Arbeitsplatzattraktivität für zukünftige Arbeitnehmende zu verbessern und die Innovationkraft und Veränderungsintelligenz im Unternehmen zu fördern. Diese Ziele lassen sich jedoch nur erreichen, wenn die Transformation umfassend und konsequent umgesetzt wird.

Dazu gehört:

  • Verankerung der agilen Werte und Prinzipien auf allen Hierarchieebenen: Agilität ist kein Top-Down-Ansatz, sondern erfordert die aktive Beteiligung aller Mitarbeitenden. Führungskräfte müssen die agilen Werte vorleben und eine Umgebung schaffen, in der Eigeninitiative, Zusammenarbeit und kontinuierliches Lernen gefördert werden.
  • Berücksichtigung aller Ebenen der kulturellen agilen Transformation: Agilität betrifft nicht nur die Arbeitsabläufe, sondern auch die Unternehmenskultur. Es müssen neue Verhaltensweisen, Kommunikationsformen und Entscheidungsprozesse etabliert werden.
  • Gleichzeitige Fokussierung auf Produkt- und Organisationsentwicklung: Agilität ist kein einmaliges Projekt, sondern ein kontinuierlicher Prozess. Die Produktentwicklung muss agil gestaltet werden, aber auch die Organisationsentwicklung darf nicht vernachlässigt werden.

 

Checkliste: Richtig in die agile Transformation starten

Wir empfehlen zu Beginn der agilen Transformation folgendes zu berücksichtigen:

  • Klärung der Gründe und Ziele für die agile Transformation
  • Klärung wieviel Kapazität für den Veränderungsaufwand zur Verfügung steht und gebraucht wird (Interne Ressourcen & Bedarf an externe Unterstützung)
  • Klärung um wieviel die Produktivität während der ersten Phase zurück gehen darf (Während man die Axt schleift, kann man keine Bäume fällen, dafür geht es danach besser)
  • Aufbau eines dezidierten Transformationsteams und klare Verantwortung
  • Aufbau einer Kommunikationsstrategie
  • Initiale Trainings, Befähigungsmaßnahmen und rollenspezifische Weiterbildungsangebote
  • Workshops zu Value Stream Analyse und Schnitt der Verantwortungsbereiche
  • Etablierung der Strukturen (Rollen, Zeremonien und Artefakte)
  • Etablierung von „Communities of Practice“ CoPs

 

 Fazit

Agile Transformation ist kein einmaliges Projekt, sondern ein kontinuierlicher Lern- und Anpassungsprozess. Unternehmen, die diesen Prozess erfolgreich gestalten, sind gut gerüstet, um die Herausforderungen der Zukunft zu meistern und neue Chancen zu nutzen. EFS Consulting bietet Ihnen umfassende Unterstützung bei der agilen Transformation, um Ihr Unternehmen fit für die Zukunft zu machen! Das Erstgespräch ist unverbindlich und kostenlos.

 

People

Bernhard Schreiner, Partner bei EFS Consulting

Bernhard Schreiner

Jürgen Leitner, Partner bei EFS Consulting

Jürgen Leitner

Liliana Simon, Partnerin bei EFS Consulting

Liliana Simon