Agile Contracting - Verträge agiler gestalten

Verträge fair & flexibel gestalten

Agile Projekte zeichnen sich durch eine hohe Flexibilität in Bezug auf die Anforderungen aus. Diese sind jedoch am Beginn von Projekten nicht unbedingt vollständig und somit vertraglich schwer abzubilden. Durch die steigende Komplexität von Projekten werden dafür geeignete Verträge benötigt.

Ein agiles Projekt definiert sich stärker über die Produktvision als über eine Detailbeschreibung der Vertragsgegenstände.

Agile Projekte stellen die Beschaffung in Bezug auf Ausschreibungen vor neue Herausforderungen.

Die detaillierte Projektbeschreibung zum Auftragsbeginn, wie etwa im Wasserfallmodell hindert die Agilität. Agile Projekte leben von der Produktvision und einem iterativen Vorgehen.
Die Flexibilität im agilen Vorgehen führt dazu, dass die Anforderungen sich ändern können. Dies muss ohne Change Request möglich sein.
Eine Beauftragung aufgrund einer erbrachten Leistung, beispielsweise Arbeitsprobe, ist die Ausnahme und vertraglich gesondert abzubilden.

Auf die Frage, wie der Aufwand von neuen Anforderungen „fair“ für beide Vertragsparteien bewertet werden kann, liefert Agile Contracting – auch genannt Agiler Festpreis – eine Antwort.

Agile Contracting bietet ein faires und flexibles Zusammenarbeitsmodell.

Der Leistungsumfang (Scope) wird bei der Verwendung von agilen Verträgen zu Beginn des Projektes nicht im Detail definiert. Der Auftragnehmer führt zu Beginn eine Anforderungsanalyse durch. Anhand dieser wird eine Referenzleistung bestimmt, welche in die anschließende Dokumentenerstellung einfließt. Im Zuge des agilen Ausschreibungsprozesses schätzen die Lieferanten den Aufwand für die angegebene Referenzleistung. Auf Basis von vorab definierten Referenzpunkten werden Kostenvoranschläge eingeholt.

Der genannte Preis stellt den Maximalpreis dar und kann gegebenenfalls durch eine Pilotphase erneut evaluiert werden. Innerhalb dieses Rahmens können definierte Anforderungen ohne weitere Kosten oder ohne die Notwendigkeit eines Change Requests, unkompliziert angepasst werden. Durch dieses Vorgehen wird die Budgetsicherheit für beide Parteien gewährleistet. Einzelne Funktionsweisen und Anwendungsfälle können im Zuge des Projekts flexibel an die Bedürfnisse der Auftraggeber angepasst werden.

Aufgrund regelmäßig durchgeführter Checkpoint-Phasen kann die Leistung des Dienstleisters evaluiert werden. Die Leistung wird dadurch transparent und kann über mehrere Etappen verfolgt bzw. verglichen werden. Die Vergütung erfolgt anhand der erbrachten Leistung.

Agile Contracting bietet Mehrwerte in den Dimensionen: Unternehmenskultur – Prozess – Produkt

Die Anwendung agiler Prinzipien zeigt bereits im Ausschreibungsprozess, ob ein „cultural fit“ zwischen Vertragspartnern gegeben ist. Nach gemeinsamen Werten und Prinzipien zu arbeiten sorgt für mehr Transparenz und baut Barrieren ab. Es ist die essentielle Basis der Zusammenarbeit.
Der Prozess bis zum Vertragsabschluss wird durch Agilität effektiver und effizienter.
Der Product Backlog wird früher erstellt und während der Ausschreibungsphase mithilfe von Marktwissen verbessert. Referenz User Stories erleichtern Changes während der Vertragslaufzeit durch neue, vorab unbekannte Anforderungen.

Agile Contracting stellt das notwendige Framework zur Verfügung, um die vorgegebene Qualität und den Budgetrahmen einzuhalten, Transparenz und zeitnahe Kommunikation sicherzustellen und Leistung in kurzen Abständen zu bewerten. Das Verfahren zur Gestaltung agiler Verträge kann abhängig von der Komplexität und des Umfangs der Leistung in unterschiedlicher Form und Ausprägung durchgeführt werden.

EFS Consulting hat umfassende Erfahrung im Aufbau von agilen Teams und der operativen Umsetzung von agilen Projekten und Produktentwicklungen. Mit dem Wissen um Anforderungen und Herausforderungen in Bezug auf agile Projekte in komplexen Umwelten, begleitet EFS Kunden in der Vertragsgestaltung und agilen Ausschreibungsprozessen.

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