IT-Sourcing & IT-Service Management

Treiber für IT-Sourcing und IT-Service Management

• Kostendruck – Führende IT-Leistungen zum besten Preis bereitstellen

Herausforderungen: Die zunehmende Wettbewerbsintensität, bedingt durch die Vielzahl an Anbietenden und die ständige Suche nach neuen Kund:innen, zwingt Unternehmen dazu, ihre Preise zu optimieren. Die Globalisierung führt zu einem verstärkten Wettbewerb aus Ländern mit niedrigeren Arbeitskosten, während Kund:innen zunehmend kostengünstige Lösungen bei gleichbleibender Qualität verlangen.

Potenziale: Optimierte IT-Sourcing und IT-Service Management Strategien können Unternehmen dabei unterstützen, Ressourcen effizienter zu nutzen. Durch eine sorgfältige Auswahl von Dienstleister mit einem angemessenen Preis-Leistungs-Verhältnis, die Optimierung der Ressourcennutzung und die Verhandlung günstiger Vertragsbedingungen können Unternehmen Kosten senken, ohne die Qualität oder Leistung ihrer IT-Dienstleistungen zu beeinträchtigen.

• Qualitätsanforderungen – Erfüllen der Unternehmensziele

Herausforderungen: Beim Beschaffen von IT-Dienstleistungen müssen Unternehmen sicherstellen, dass die ausgewählten Dienstleister die erforderlichen Qualitätsstandards erfüllen. Das Management von IT-Dienstleistungen erfordert ebenfalls klare Qualitätsanforderungen. Unternehmen müssen sicherstellen, dass die erbrachten Dienstleistungen den definierten Qualitätsstandards entsprechen, sei es in Bezug auf Leistung, Zuverlässigkeit, Sicherheit oder Service.

Potenziale: Qualitativ hochwertige IT-Dienstleistungen bieten Unternehmen eine solide Grundlage für den reibungslosen Ablauf ihrer Geschäftsprozesse. Angesichts der zunehmenden Komplexität und Schnelligkeit des technologischen Wandels ist eine höhere Qualität entscheidend, um den Anforderungen an Leistung, Zuverlässigkeit, Sicherheit und Innovation gerecht zu werden. Durch die Auswahl von Dienstleister, die eine nachgewiesene Fachkompetenz und entsprechende Erfahrung bieten, können Unternehmen sicherstellen, dass ihre IT-Infrastruktur optimal unterstützt wird. Auf lange Sicht kann eine höhere Qualität der IT-Dienstleistungen dazu beitragen, das Vertrauen der Kund:innen zu stärken und die Wettbewerbsfähigkeit des Unternehmens zu verbessern.

• Hoher Aufwand – Mangelnde Zeit zum Erreichen des geforderten Optimums

Herausforderungen: Zeitmangel ist ein häufiges Problem in Unternehmen, insbesondere angesichts der zunehmenden Komplexität und Schnelligkeit des technologischen Wandels. Im Zuge des Beschaffungsprozess müssen Unternehmen oft umfangreiche Recherchen durchführen, potenzielle Anbietende bewerten, Vertragsverhandlungen führen und Entscheidungen treffen – und das alles innerhalb eines begrenzten Zeitrahmens. Dies kann besonders herausfordernd sein, wenn die Anforderungen an die IT-Dienstleistungen komplex sind oder wenn die Entscheidungsträger über begrenzte Fachkenntnisse verfügen. Im IT-Service Management ist Zeitmangel ebenfalls ein Problem. Unternehmen müssen regelmäßig die Leistung der Dienstleister überwachen, auf mögliche Probleme reagieren, SLAs überprüfen und gegebenenfalls Anpassungen vornehmen.

Potenziale: Durch eine strategische Auswahl von Dienstleister und die Verhandlung günstiger Vertragsbedingungen können Unternehmen Zeit und Mühe sparen, die sie anderweitig in ihre Geschäftsaktivitäten investieren können. Darüber hinaus ermöglicht eine effiziente Verwaltung von IT-Dienstleistungen die Optimierung von Prozessen und die Automatisierung von Aufgaben, was den manuellen Aufwand weiter reduziert. Dies führt zu einer erhöhten Produktivität von Mitarbeitenden und ermöglicht es dem Unternehmen, sich auf die Kernkompetenzen zu konzentrieren.

• Risiko – Verantwortung nach außen vergeben und managen

Herausforderungen: Risiken im IT Service Management sind mannigfaltig. Es besteht das Risiko der Auswahl eines ungeeigneten Dienstleisters. Unternehmen müssen gründlich recherchieren und potenzielle Anbietende sorgfältig bewerten, um jene Dienstleister zu wählen, die die erforderlichen Fähigkeiten, Ressourcen oder Erfahrungen besitzen, um die gestellten Anforderungen zu erfüllen. Ein weiteres Risiko besteht in der Abhängigkeit von externen Dienstleister. Wenn Unternehmen ihre IT-Dienstleistungen an Dritte auslagern, sind sie von der Leistung sowie der Motivation dieser Dienstleister abhängig. Ein weiterer Aspekt sind revisionssichere Vergabeverfahren; denn Fehler in der Ausschreibung machen Vergabeentscheidungen anfechtbar.

Potenziale: Durch gründliche Due Diligence bei der Auswahl von Dienstleister und die Festlegung klarer sowie revisionssicherer Vertragsbedingungen können Unternehmen das Risiko von unzureichender Leistung oder Ausfallzeiten minimieren. Darüber hinaus unterstützten die Implementierung robuster Notfallpläne und die kontinuierliche Überwachung der Dienstleisterleistung ein effektives Risikomanagement. All das umgesetzt in einem Compliance-konformen Vergabeprozess.

Unser Angebot

Um den Treibern entlang des gesamten IT-Contract-Lifecycles gerecht zu werden, bieten wir folgende Dienstleistungen an:

Optimieren der IT-Verträge

Unterziehen Sie Ihre IT-Verträge einem Benchmarking. Wir erarbeiten für Sie einen strukturieren Optimierungsvorschlag. Aus Qualitätssicht berücksichtigen wir vorhandene Dokumentation, ITIL-konforme Praktiken und Tools sowie Ihr derzeitiges Konzept samt Methoden für das Beschaffen Ihrer IT-Dienstleistungen. Bewertungen von investierten bzw. zu investierenden Aufwänden werden für die Beschaffung, Transition sowie den Betrieb separat betrachtet. Zudem sehen wir uns Ihre Kostenstruktur innerhalb des IT-Vertrags näher an und schlagen Potenziale für mehr Transparenz, das effektive Gestalten von Support-Standorten als auch zielführenden Service Level vor.

Optimieren Ihrer Ausschreibungsmethodik

Angelehnt an PMT – Prozessen, Methoden, Tools – strukturieren wir Ihre Ausschreibungsmethodik neu. Mithilfe unseres Prozesswissens schlagen wir Ihnen eine übersichtliche Ablauflogik vor und skizzieren die dafür benötigten Prozesse samt ihren Aktivitäten und Verantwortlichkeiten. Für jeden Prozess finden wir passende Methoden und ordnen diese nach Ihren Bedürfnissen, vom Projektmanagement bis zu effektiven Analysen Ihrer Bietenden, entsprechend zu. Am Ende befinden sich alle Ergebnisse Ihrer gelebten Prozesse und angewandten Methoden in den Tools einer effektiven Ausschreibungsmethodik, den Ausschreibungsdokumenten. Mithilfe unserer Expertise bieten wir die Möglichkeit eines modularen Aufbaus nach Baukasten-Logik, die zwischen schlank und detailorientiert allen Wünschen gerecht werden kann.

Automatisieren mit Tenderee©

Nutzen Sie unsere entwickelte Technologie für das Automatisieren Ihrer Ausschreibung. Mit Tenderee© beschleunigen wir Ihre Dokumentenerstellung, indem über 80% Ihrer Ausschreibungen automatisiert erstellt werden. Durch die Beantwortung eines definierten Fragensets werden die Unterlagen auf Sie zugeschnitten. Mit einem Roll-Out in Ihrem Unternehmen bieten wir maßgeschneiderte Lösungen für Ihre Bedürfnisse. Zusätzlich schulen wir Ihre Mitarbeitenden und kümmern uns um die Wartung samt Weiterentwicklung Ihres zugeschnittenen Tenderee©.

End-2-End Steuerung der IT-Ausschreibung

Nutzen Sie unsere Expertise während der IT-Ausschreibung. Wir begleiten die Prozesse und Methoden der für Sie erarbeiteten Ausschreibungsmethodik, damit Sie von unseren Best Practices profitieren können. Mithilfe unseres End-2-End Ansatzes ist ein umfassendes Management aller Phasen gegeben. Von der Definition der strategischen Eckpfeiler der ausgeschriebenen Leistung über co-kreative Marktinteraktion und fachliche Evaluierung der Bietenden hin zu compliance-konformer Vergabeentscheidung, gefolgt von zielorientiert und strukturiert gesteuerter Transition mit erfolgreichem Change of Control.

Roll-Out des Service Management Tools

Wir sind die richtigen Ansprechpartner:innen, wenn Sie den Einsatz eines IT-Service Management Tools für das Managen Ihrer IT-Dienstleistungen planen. Mit unserem bewährten ITSM Tool-Roll-Out Ansatz können wir alle Bedürfnisse für eine erfolgreiche Inbetriebnahme eines IT-Service Management-Tools abdecken. Über die inhaltlichen Ebenen der Projektsteuerung, organisatorischen Veränderung, dem Adaptieren von Prozessen sowie dem Vorbereiten dafür relevanter Daten samt Anforderungen an verbundene Systeme, kennen wir die spezifischen Ergebnisse, die zu jeder Projektphase für einen erfolgreichen Projektabschluss zu erreichen sind.

Optimieren des IT-Service Managements

Wir verfügen über ITIL-konforme Ansätze, um Ihr IT-Service Management zu optimieren. Durch unsere Erfahrung können wir anhand einer Analyse Ihrer Organisation und Ihrem IT-Service-Ansatz ableiten, in welcher Ausprägung welche ITIL-Praktiken effektiv anwendbar sind. Somit können Sie Ihre ITSM-Strategie auf erprobten Best Practices fußen lassen. Als Resultat des identifizierten und priorisierten Optimierungsprozesses, stehen Prozess-Assessments sowie ein genauer Umsetzungsplan zur Verfügung. Gerne begleiten wir das Realisieren der Optimierungsmaßnahmen, sodass diese effizient in der Organisation verankert werden.