EFS Consulting
17.12.2024

Was sind Gemeinkosten: Definition, Beispiele & Berechnung

Von der Stromrechnung bis hin zu Verwaltungsausgaben - Gemeinkosten sind allgegenwärtig und beeinflussen die Effizienz eines Unternehmens maßgeblich. In diesem Insight erfahren Sie, umfassend und pragmatisch beschrieben, was Sie über Gemeinkosten (Overheadkosten) und die Möglichkeiten diese zu optimieren wissen sollten - von der Definition, maximalen Höhe, transparenten Dokumentation bis zu einer kostenoptimierten Beschaffung von Produkten und Dienstleistungen. Ob für Kostenrechnung, Controlling, Prozess- oder Kostenoptimierung – erfahren Sie mehr, um Kostenstrukturen zu verstehen und effektiv zu managen.

Was sind Gemeinkosten: Grundlagen der Gemeinkosten 

Als Gemeinkosten, auch Overheadkosten (overhead costs und indirect costs im Englischen) genannt, werden sämtliche Ausgaben bezeichnet, die zur Unterstützung der betrieblichen Aktivitäten erforderlich sind, aber weder einem bestimmten Produkt noch einer Dienstleistung oder einem Projekt unmittelbar zugeordnet werden können. Stattdessen fallen sie für das gesamte Unternehmen an und sind notwendig, um den laufenden Betrieb aufrechtzuerhalten. Sie werden daher auch als indirekte Kosten bezeichnet und können sowohl in variabler als auch fixer Form auftreten. 

Echte und unechte Gemeinkosten 

Echte Gemeinkosten können keinem einzelnen Kostenträger zugerechnet werden und setzen das Verursacherprinzip, auch Kostenverursacherprinzip genannt, außer Kraft. Ein Beispiel bietet die Abrechnung für den Stromverbrauch der Gebäudebeleuchtung, bei der eine Kostenaufschlüsselung auf die genutzten Leuchtkörper üblicherweise nicht möglich ist. 

Unechte Gemeinkosten können hingegen einem spezifischen Träger zugeordnet und in der Kostenartenrechnung entsprechend berücksichtigt werden. So lässt sich etwa der Verbrauch von Reinigungsmitteln je Produktionsmaschine durchaus zuweisen. Aus Gründen der Praktikabilität und dem geringen Erkenntnisgewinn wird in solchen Fällen jedoch zumeist darauf verzichtet. 

Primäre und sekundäre Gemeinkosten 

Neben der Unterscheidung in echt und unecht, können Gemeinkosten zudem als primär (externe Gemeinkosten) und sekundär (interne Gemeinkosten) klassifiziert werden. 

Primäre Gemeinkosten sind Aufwände, die von externen Lieferanten oder Dienstleistern verrechnet werden (z.B.: Logistikkosten einer Spedition). Sekundäre Gemeinkosten sind hingegen Aufwände für Leistungen, die intern entstehen und im Regelfall in den Personalkosten des Unternehmens verortet sind (z.B.: Kantine, Instandhaltung der Büros, IT-Helpdesk etc.). 

Gut zu wissen: In Projekten liegt der Fokus zunächst auf den primären/ externen Gemeinkosten, da diese deutlich schneller optimiert werden können und im Unternehmen hierfür nur selten tiefgreifende Veränderungen notwendig sind. Weitere Informationen zu Best Practice Ansätzen und dem üblichen Vorgehen in Gemeinkostenprojekten erhalten Sie hier 

Unterschied zwischen Gemeinkosten und Einzelkosten 

Den Gemeinkosten stehen die Einzelkosten des Unternehmens gegenüber, die als direkter Aufwand an die Herstellung eines Produkts oder die Erbringung einer bestimmten Dienstleistung geknüpft sind (z.B.: Rohstoffkosten, Stundenaufwand für die Erbringung einer Leistung etc.). 

Die folgende Tabelle bietet eine Gegenüberstellung der Merkmale und Beispiele von Gemeinkosten und Einzelkosten, um die Unterschiede zwischen beiden Kostenarten klar zu verdeutlichen. 

Merkmal  Gemeinkosten  Einzelkosten 
Definition  Kosten, die nicht direkt einem Produkt oder einer Dienstleistung zugeordnet werden können.  Kosten, die einem bestimmten Produkt oder einer Dienstleistung direkt zugeordnet werden können. 
Zurechenbarkeit  Indirekt zurechenbar (z.B. über Schlüssel)  Direkt zurechenbar 
Beispiele  Miete für Produktionsräume, Gehälter der Verwaltung, Abschreibungen auf Maschinen   Materialkosten für ein Produkt, Löhne von Produktionsmitarbeitenden, Fertigungskosten 
Verteilung  Werden auf mehrere Produkte oder Warengruppen verteilt  Werden den jeweiligen Produkten direkt zugeordnet 
Kostenverhalten  Bleiben in der Regel konstant oder variieren nur in Ausnahmefällen (z.B.: Output abhängige Höhe der Miete) mit der Produktionsmenge (fixe Gemeinkosten)   Variieren direkt mit der Produktionsmenge (variable Einzelkosten) 
Relevanz für Kalkulation  Wichtig für die Vollkostenrechnung und Preisgestaltung („Overheads“)  Entscheidend für die Kalkulation des Selbstkostenpreises eines Produkts („variable Einzel-Stückkosten“) 

 

 

Gemeinkosten in der Prozesskostenrechnung 

In modernen Kostenrechnungsansätzen spielen Gemeinkosten eine zentrale Rolle, da sie einen erheblichen Teil der Gesamtkosten eines Unternehmens ausmachen. Die Zuordnung von Gemeinkosten erfolgt dabei meist über Methoden wie die Prozesskostenrechnung oder Activity-Based Costing (ABC), die eine differenzierte Verteilung auf Produkte oder Dienstleistungen ermöglichen. Diese Ansätze helfen, die tatsächlichen Kostenstrukturen besser zu verstehen und fördern eine präzisere Kalkulation für die Steuerung des Unternehmens. Eine transparente Gemeinkostenallokation ist somit in vielen Fällen eine entscheidende Komponente für die betriebliche Entscheidungsfindung. 

 

Beispiele für Gemeinkosten 

Abteilung  Beispiel interne Gemeinkosten  Beispiel externe Gemeinkosten 
Produktion 

 

Abschreibungen und Leasingkosten für Maschinen  Lizenzgebühren für Patente und extern entwickelte Technologien 
Vertrieb 

 

Kosten für interne Schulungen und Weiterbildungsprogramme  Ausgaben für Werbemaßnahmen – Online oder in Printmedien 
Forschung & Entwicklung  Ausgaben für die Durchführung interner Qualitätskontrollen  Kosten für Beauftragungen von externen Marktforschungsinstituten 
Personalwesen 

 

Aufwände für die Befragung von Mitarbeitenden  Gebühren für die Nutzung externer Personalvermittlungsagenturen 
Finanzen 

 

Kosten für die Durchführung interner Sicherheits-Audits  Zahlungen an Versicherungen zum Schutz gegen finanzielle Risiken 
IT 

 

Kosten für First-Level Support im Unternehmen  Kosten für Verwendung externer Softwaredienstleistungen 

 

 

Gemeinkosten berechnen 

Um die Gemeinkosten eines Unternehmens umfänglich zu erheben, müssen meist mehrere Datenquellen einbezogen werden. Die entsprechenden Informationen befinden sich in ERP-Systemen, Kostenstellenberichten und Verträgen. Für Kleinbedarfe ist es zudem teilweise notwendig Rechnungen zu analysieren. 

Bei Projekten, durchgeführt von EFS Consulting, wird daher zu Beginn stets ein Datenwürfel erstellt, der diese Informationen enthält und zusätzlich Transparenz über Lieferanten, Einzelpreise, Mengen, Besteller, etc. schafft. Der entstandene Spend Cube dient zugleich als Grundlage für die ersten Initiativen, die mit relevanten Stakeholdern weiter vertieft werden. 

Höhe der Gemeinkosten 

Entsprechend unserer Projekterfahrung liegen die Gemeinkosten der meisten Unternehmen im Bereich Handel/ Konsumgüter bei ca. 12-15% des Umsatzes und bergen somit zahlreiche Senkungspotenziale. Ihre aktive Erschließung kann daher zu erheblichen Verbesserungen des Betriebsergebnisses beitragen. 

Gemeinkostenanteil auf Produkte und Umsatz berechnen 

Die Umlage von Gemeinkosten auf die einzelnen Produkte eines Unternehmens stellt häufig eine besondere Herausforderung dar. Zuerst ist es notwendig den kompletten End-2-End Prozess aufzunehmen und die intern erbrachten Projektschritte, die durch Gemeinkosten bezahlt werden, herauszustreichen. Anschließend ist jede Leistung über einen KPI in Kosten zu übersetzen. Um die Gemeinkosten einem Prozessschritt und dann einem Produkt zuzuschlüsseln, kommen bei komplexen Prozessen im Regelfall verschiedene Berechnungslogiken zum Einsatz.

Am Beispiel eines Non-Food Händlers, der sich mit saisonalem Promotion Vertrieb beschäftigt, erläutert: Nach der Anlieferung der Ware durch einen externen Logistikdienstleister werden üblicherweise folgende interne Prozessschritte geleistet: 

Für alle diese Tätigkeiten ist ein Modus und eine Berechnungslogik zu definieren, wie die Zuschlüsselung auf einzelne Produkte erfolgen kann. Bei der internen Logistik ist beispielsweise der benötigte Platz im LKW, bei der Warenverräumung hingegen der notwendige Stundenaufwand der Mitarbeitenden relevant. 

 

Was ist der Gemeinkostenzuschlag: Definition und Bedeutung  

Als Gemeinkostenzuschlagsätze bezeichnet man prozentuale Mehrbeträge, die den Einzelkosten des Unternehmens zugerechnet werden. Auf diese Weise wird eine Zuweisung von Gemeinkosten auf vorhandene Kostenträger ermöglicht. Gemeinkostenzuschläge sind nicht nur notwendig, um ein umfängliches Bild der einzelnen Kostenblöcke des Unternehmens zu erhalten, sondern auch um die Profitabilität bei der Kalkulation von Produkten und Dienstleistungen sicherzustellen. 

 

Warum werden Gemeinkosten bei Cost-Down Projekten priorisiert bearbeitet? 

Gemeinkosten sind zu einem großen Teil externe Kosten, die durch Ausschreibungsprozesse effizient im Markt in einen Bieterwettbewerb gebracht werden können. Das hat den Vorteil, dass Leistungsanpassungen, Dienstleisterwechsel, Realisierung von Einsparungen relativ schnell erfolgen und im Unternehmen im ersten Schritt kaum Veränderungen notwendig sind. Klassische Bedarfe dafür sind Logistik (Seefracht, Landfracht, Feinverteilung, Lagerlogistik), Marketing (Print, Agenturdienstleistungen), Facility Management (Instandhaltung, Verbrauchsmaterialien), etc. 

 

Fazit  

Mit einer Höhe von rund 12-15% des Umsatzes bilden Gemeinkosten einen entscheidenden Kostenblock, der sich durch aktive Steuerung zu einem Wettbewerbsvorteil entwickeln kann. In EFS Consulting Projekten wird deshalb in einem ersten Schritt volle Kostentransparenz geschaffen, ehe anschließend Einsparungspotenziale sowie präzise Maßnahmen und Hebel ermittelt werden. 

Die definierten Schritte zur Realisierung dieser Potenziale werden in vertrauensvoller Zusammenarbeit zwischen EFS Consulting und den Stakeholdern des Kunden abgestimmt. Auf diese Weise wird sichergestellt, dass die Beteiligten ein gemeinsames Projektverständnis entwickeln, um nicht nur die Steigerung von Effizienzen zu erreichen, sondern auch die Basis für eine nachhaltige Kostenkontrolle zu schaffen. 

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