Andreas Michaelis
IT-Sourcing: Die Bedeutung von IT-Sourcing in der heutigen Geschäftswelt
Den IT-Service dafür selbst jedoch vollständig intern durchzuführen, wird immer kostenintensiver. Der Anteil der internen und externen IT-Ressourcen ist deshalb von strategischer Bedeutung.
Die externen Services sind nicht selten schwierig zu steuern und sollten über einen effektiv gemanagten IT-Sourcing Prozess beschafft werden. Der Sourcing Prozess selbst ist schnell, kostengünstig und mit einem starken Fokus auf die betrieblichen Folgeprozesse durchzuführen.
Arten von IT-Sourcing
Die häufigsten Arten von IT-Sourcing sind:
Insourcing
IT-Dienstleistungen und -Ressourcen werden intern innerhalb des Unternehmens bereitgestellt.
Outsourcing
IT-Dienstleistungen werden von einem externen Anbieter bezogen. Unterkategorien: Onshore, Nearshore, Offshore
Multisourcing
Eine Kombination von mehreren Outsourcing-Dienstleistern für verschiedene IT-Bereiche oder Projekte.
Cloud-Sourcing
Nutzung von Cloud-Diensten zur Bereitstellung von IT-Ressourcen und –Diensten.
Co-Sourcing
Zusammenarbeit zwischen dem Unternehmen und einem externen Anbieter, wobei beide Parteien gemeinsam Verantwortung für die IT-Dienstleistungen übernehmen.
Managed Services
Ein externer Anbieter übernimmt die volle Verantwortung für den Betrieb bestimmter IT-Dienstleistungen.
Outtasking
Auslagerung spezifischer IT-Aufgaben oder -Projekte an externe Anbieter, anstatt ganze IT-Funktionen auszulagern.
Managed Service Offshore oder Nearshore Outsourcing ist hierbei nicht nur die am meisten genutzte Kombination der verschiedenen Arten. Diese Kombinationen helfen Unternehmen, die Balance zwischen Kosten, Kontrolle und Qualität in der IT-Bereitstellung zu optimieren. Besonders in einer globalisierten und digitalisierten Welt wird die richtige Kombination von IT-Sourcing-Strategien immer wichtiger, um wettbewerbsfähig zu bleiben.
Insourcing oder Outsourcing
Beim IT-Sourcing steht am Anfang oft die Frage: IT-Services – Insourcen oder Outsourcen?
Das heißt: es ist eine “Make or Buy” (MoB) -Entscheidung zu treffen, die einem IT-Sourcing Prozess vorausgehen sollte. Diese Entscheidungen werden dabei auf Basis mehrerer strategischer, operativer und finanzieller Kriterien getroffen.
Mögliche Kriterien:
- Kostenanalyse (Kostenvergleich der Personalkosten, Materialkosten, Betriebskosten sowie die Kosten für Outsourcing-Verträge, Skaleneffekte und Transaktionskosten)
- Kernkompetenzen (Strategische Bedeutung und Wettbewerbsvorteile)
- Qualität und Kontrolle
- Ressourcenverfügbarkeit (Fachwissen, Fähigkeiten, Technologische Ressourcen)
- Flexibilität und Geschwindigkeit (Reaktionsfähigkeit und Time-to-Market)
- Risikoanalyse (insbesondere Lieferkettenrisiken, Vertraulichkeit und Sicherheit)
- Marktverfügbarkeit (Angebotsmarkt und Innovationsgrad)
- Langfristige Strategie (Unternehmensstrategie und Beziehungsmanagement)
Ein möglicher Ansatz ist auch, die MoB-Entscheidung erst später zu treffen, wenn unklar ist, wie die aktuellen Preise am Markt sind. In diesem Falle ist ein Request for Interest (RFI) empfehlenswert.
Insourcing
Insourcing macht dann Sinn, wenn sich ein Unternehmen auf Kontrolle, Sicherheit und Flexibilität fokussiert, eigene Kernkompetenzen aufbaut und langfristig eine Kosteneffizienz erzielen möchte. Insourcing ist auch vorteilhaft, wenn das Unternehmen technologisch unabhängig bleiben und internes Wissen aufbauen möchte.
Weitere Gründe für das Insourcing können sein:
- Hohe Anforderungen an Sicherheits- und Datenschutzrichtlinien
- Wettbewerbsdifferenzierende Prozesse und Systeme
- Sehr hoher Standard in der Unternehmenskultur und
- Risikominimierung insbesondere bei einer stark agilen Vorgehensweise
Outsourcing
IT-Ausschreibungen sind grundsätzlich notwendig, wenn
- man selbst nicht in der Lage ist, IT-Services intern durchzuführen
- ein auslaufender Vertrag für eine Dienstleistung extern weitergeführt werden soll und
- man unzufrieden ist, mit der derzeitigen Dienstleistung
IT-Ausschreibungen sind grundsätzlich wichtig, um
- Kosteneinsparungspotentiale zu erkennen
- Korruption und Vetternwirtschaft vorzubeugen
- rechtliche Streitigkeiten zu vermeiden und sicherzustellen, dass alle gesetzlichen Anforderungen erfüllt werden
- eine Möglichkeit zu haben, einen Überblick über die verfügbaren Technologien und Lösungen am Markt zu bekommen (sonst „kocht man weiter in der eigenen Suppe“ und man merkt nicht, dass einem die Mitbewerber überholen)
Was hält Entscheider derzeit davon ab, den Bestandsdienstleister zu wechseln?
Anpassungen beim Bestandsdienstleister, als auch insbesondere bei einem Servicepartner-Wechsel (in technischer und prozessualer Sicht) sind meist mit hohem Aufwand verbunden. Das Wissen wird oft nach langen Jahren der Beauftragung beim Servicepartner gehostet. Die Dokumentation ist nachrangig und die Teams des Auftraggebers und Servicepartners sind „eingespielt“. Dies hält so manchen Entscheider davon ab, eine Neuausschreibung zu tätigen.
Ein weit verbreiteter Irrtum bei Entscheidern ist jedoch, dass dieser „sorglose und eingespielte“ Zustand noch weitere „zig-Jahre“ anhalten könnte. Besonders in der IT ändern sich die Anforderungen an die Systeme ständig und sehr schnell. Neue, innovative Ansätze oder auch gesetzliche Regelungen kommen sehr schnell auf den Markt, ohne dass man es zeitnah mitbekommt. „Alte“ Verträge werden dadurch teilweise wirkungslos und bergen zusätzliche Risiken. Auch Kosteneinsparungspotentiale werden ohne neue Ausschreibungen kaum erkannt.
Der EFS Consulting Ansatz
Um die komplexen Herausforderungen im IT-Sourcing bei einer Ausschreibung für IT-Service Dienstleistungen zu bewältigen, bietet EFS Consulting Unterstützung an. Alles, was bei einer Ausschreibung notwendig und vor allem auch sinnvoll ist, wird von unseren Expert:innen mit umfangreichem Wissen und Erfahrungen für Sie so aufbereitet, dass der Einkauf damit kostengünstig verhandeln kann und das bei verbesserter Servicequalität für den IT-Bereich. Dafür hat EFS Consulting folgende generische Ansätze für den gesamten „Contract Life Cycle“ entwickelt, die je nach Anwendungsfall angepasst werden können.
- Analyse der Vertragsbeziehungen und -dokumente vor dem Ausschreiben und Erkennen von Optimierungspotentialen
- Analyse der fachlichen Anforderungen für den zukünftigen Kontrakt
- Aufsetzen eines Terminplanes für die Ausschreibung unter Berücksichtigung der vorangegangenen Erkenntnisse in Abstimmung mit allen Stakeholdern
- Erstellen von Ausschreibungsdokumenten gemeinsam mit dem beauftragenden IT-Bereich
- Durchführen eines Bieterbewertungsverfahrens inkl. Bieterworkshops
- Erstellen eines Vergabevorschlags, mit den aus fachlicher Sicht geeigneten Bietern
- Begleitung von Transition bzw. Transformation
- Ggf. Unterstützung bei der Dienstleistungssteuerung
Fazit
IT-Sourcing ist sehr vielfältig und komplex. Den richtigen IT-Servicepartner findet man nicht im Internet, auch nicht durch das Zusenden visuell wirkungsvoller Präsentationen. Die wirklichen Anforderungen, die in einer Ausschreibung wichtig sind, können nur gemeinsam mit erfahrenen IT-affinen, rechts- und compliance-sicheren und ökonomisch und ökologisch orientierten Mitarbeiter:innen erstellt werden, in deren Ergebnis ein IT-Servicepartner ausgewählt wird, der im Interesse des Auftraggebers seine Aufgaben auch proaktiv angeht und qualitätsgerecht erfüllt.
