Zero-Based-Budgeting: Eine zeitgemäße Methode zur Ressourcenallokation

Das Wichtigste in Kürze  

• Start bei „Null“: Bei Zero-Based-Budgeting wird das Gesamtbudget jährlich von Grund auf neu aufgebaut. Anhand dieser Methode muss jede einzelne Ausgabe nachvollziehbar begründet werden, ohne sich auf Werte oder Ergebnisse aus der Vergangenheit zu stützen. 

• Priorisierung und Effizienz: Nach Prüfung jeder einzelnen Ausgabe wird evaluiert, ob sie zum Erreichen der strategischen Unternehmensziele beiträgt. Nur Aktivitäten, die einen direkten Mehrwert bieten, werden priorisiert, während Ineffizienz eliminiert wird. 

• Verantwortlichkeit und Transparenz: Dadurch, dass alle Ausgaben von der jeweiligen Abteilungsleitung detailliert begründet werden muss, fördert dieser Vorgang eine höhere Verantwortlichkeit und ermöglicht eine transparentere Entscheidungsfindung auf allen Unternehmensebenen. 

• Anpassungsfähigkeit und Flexibilität: Aufgrund einer jährlichen Neubewertung des Budgets, bietet ZBB eine schnelle Möglichkeit, um auf Änderungen in der Unternehmensstrategie oder auf Marktbedingungen reagieren zu können. 

Einführung in Zero-Based Budgeting (ZBB) 

Der Ursprung liegt in den 70er Jahren wo die Methode von Peter Pyhrr, einem Account Manager bei Texas Instruments, entwickelt wurde, um dynamisches Kostenmanagement bzw. Cost-Down Management effektiv methodisch zu begleiten. Dabei sollte explizit ein gegebenenfalls zu hoher historischer Budgetrahmen als mögliche Basis für Diskussionen umgangen werden. Im ersten Schritt geht es hier um extern gerichtete Ausgaben und Dienstleister-Budgets. Die Reduktion lässt sich demnach im Regelfall schnell und relativ unkompliziert umsetzen, weil keine internen Prozesse adressiert und adaptiert werden müssen. 

Was ist Zero-Based Budgeting?  

Zero-Based-Budgeting ist eine Methode der Budgetierung, bei der das Budget jedes Jahr oder in jeder Planungsperiode bei Null beginnt. Anders als bei traditionellen Budgetierungsansätzen, die auf den Vorjahresausgaben aufbauen und diese anpassen, wird beim ZBB jede Ausgabe von Grund auf neu begründet. Jede Ausgabe muss konkret gerechtfertigt werden, unabhängig von der Höhe der Vorjahresausgaben. 

Im ZBB-Prozess werden sämtliche Programme, Abteilungen und Aktivitäten des Unternehmens einer kritischen Analyse unterzogen. Die Entscheidung über die Zuweisung von Ressourcen erfolgt dabei nicht auf der Grundlage historischer Daten, sondern basierend auf aktuellen Prioritäten und dem erwarteten Ertrag der jeweiligen Aktivität. 

Abgrenzung: Traditionelle Budgetierung vs. Zero-Based Budgeting  

Bei der traditionellen Budgetierung dient das Vorjahresbudget als Ausgangspunkt für die Berechnung des Folgejahres. In diesem Modell werden konkret auf historischen Ausgaben und angenommenen Wachstumsraten Prognosen durchgeführt. Hierbei werden Veränderungen, wie Preiserhöhungen oder zusätzliche Leistungen berücksichtigt, jedoch keine umfassende Neubewertung der gesamten Ausgaben durchgeführt.  

Andere nützliche Methoden in der Budgetierung sind: 

• Bottom-Up-Budgetierung: Bei diesem Ansatz erfolgt die Planung „von unten nach oben“. Abteilungen erstellen ihre eigenen Budgetschätzungen und senden sie an die Geschäftsleitung. 
• Lean Budgeting:  Lean Budgeting punktet ganz besonders durch seine Flexibilität und kontinuierliche Anpassung, anstatt sich auf feste, jährliche Budgetvorgaben zu konzentrieren. 
• Strategisches Kostenmanagement: Durch sorgfältige Kostenkontrolle kann ein strategisches Kostenmanagement die strategische Position und deren umfassende Ziele eines Unternehmens stärken. 
• Activity-Based Costing: Die “ABC” Methode zielt darauf ab, diejenigen Kosten, die nicht eindeutig und unmittelbar dem Produkt zugewiesen werden können, präzise zu erfassen. 
• Forecasting und Budgeting: Beim Forecasting werden zukünftige finanzielle Ergebnisse auf Basis von aktuellen Daten und Trends erfasst, während Budgeting die Erstellung eines Finanzplans beschreibt, der alle Einnahmen und Ausgaben für einen bestimmten Zeitraum ausdrückt. 

Vorteile von ZBB für Unternehmen 

• Striktere Kostenkontrolle und Effizienzsteigerung: ZBB ermöglicht es Unternehmen, Ausgaben kritisch zu hinterfragen und zu eliminieren, was zu einer effizienteren Ressourcennutzung führt. Da jede Ausgabe begründet werden muss, liegt der Fokus auf dem maximalen Nutzen pro investierte Ressource (Kostenoptimierung). 
• Bessere Ausrichtung an strategischen Zielen: ZBB stellt sicher, dass die Ressourcenallokation gezielt auf die Bereiche ausgerichtet ist, um die langfristigen Unternehmensziele (unternehmerische Prioritäten und strategische Fokussierung) erreichen zu können. 
• Hohe Flexibilität:  Durch die jährliche / kontinuierliche Neubewertung ermöglicht ZBB eine höhere Flexibilität, was wiederrum in dynamischen Märkten oder in Zeiten wirtschaftlicher Unsicherheiten sehr vorteilhaft sein kann. 
• Förderung von Innovationen und Veränderung: Da Ausgaben nicht automatisch weitergeführt werden, werden bestehende Prozesse und Programme reevaluiert. Dies kann zu innovativen Lösungen und einem kontinuierlichen Verbesserungsprozess im Unternehmen führen. 

Herausforderungen und Risiken bei der Umsetzung von ZBB 

Trotz der vielen Vorteile, birgt ZBB auch einige Herausforderungen und Risiken, die bei der Umsetzung berücksichtigt werden sollten: 

• Aufwand und Komplexität: Eine detaillierte Prüfung und Rechtfertigung einzelner Ausgaben können sehr zeitaufwändig und komplex sein, vor allem in großen Organisationen. Die Auswertung von umfangreichen Datensammlungen und deren Analysen kann schlussendlich zu einer erhöhten Arbeitsbelastung führen. 
• Widerstand der Mitarbeitenden: Da ZBB eine Begründung und Rechtfertigung der Ausgaben in einer Abteilung erfordert, kann das unter den Mitarbeitenden zu Widerstand und einer gewissen Angst vor Budgetkürzungen führen. 
• Fokus auf kurzfristige Einsparungen:  Wenn der Fokus auf die Effizienz einer aktuellen Periode gelegt wird, könnten langfristige Investitionen oder strategische Projekte zugunsten von kurzfristigen Einsparungen vernachlässigt werden. 
• Priorisierungsschwierigkeiten: Um ZBB effektiv in großen Organisationen mit vielen Abteilungen umzusetzen, benötigt man eine klare Methode zur Bewertung und Gewichtung der verschiedenen Posten. Ohne einer klaren Struktur kann es in einem solch komplexen Umfeld schwierig sein die Ausgaben korrekt zu priorisieren. 

Der ZBB-Prozess im Detail  

Zur Vorbereitung des ZBB Prozesses werden Ausgaben, die notwendig sind, um den laufenden Geschäftsbetrieb sicherzustellen, von Investitionen und Kosten, die kurzfristig den Geschäftsgang nicht beeinflussen, getrennt. Das Ergebnis ist die Priorisierung, welche Ausgaben zuerst beleuchtet werden sollten. Dieser Kostenblock wird -normalerweise in cross funktionalen Teams- im Hinblick darauf diskutiert, die die Höhe der Ausgaben reduzieren. Dabei darf zur Lösungsfindung in alle Richtungen gedacht werden: 

• Wird das Produkt oder Dienstleistung überhaupt noch benötigt, oder kann es vollumfänglich gestrichen werden? 
• Sollte das Produkt oder die Dienstleistung benötigt werden, dann konzentriert man sich auf: 
• Möglichkeiten zur Mengenreduzierung – können wir mit einer geringeren Stückzahl ebenfalls das Auslangen finden? 
• Wie können die Spezifikation oder das Service Level Agreement ausgedünnt werden, um dadurch Preisverbesserungen zu erreichen? Als Prämisse soll der grundsätzliche Nutzen nicht verloren werden. 

Durch diese aufeinander aufbauenden Schritte wird sichergestellt, dass kein Produkt oder Dienstleistung gekauft wird das entweder nicht zwingend benötigt wird oder zu hoch spezifiziert ist. 

Praxisbeispiele für erfolgreiche Kostenreduktion durch ZBB 

Aufsatzpunkt für eine erfolgreiche Kostenreduktion sind oftmals Lastenhefte, die nicht bei jeder Ausschreibung auf den neuesten Stand gebracht werden. Das Potenzial wird hier gehoben, wenn auch „Erleichterungen“ für den Lieferanten kommuniziert werden. Bei der Routenplanung von Logistikunternehmen ist beispielsweise ein entscheidender Faktor das Anlieferfenster: Wenn auf der Innenstadtroute in der Feinverteilung vorgegeben wird, dass eine Anlieferung zwischen 07.00h und 08.00h morgens erfolgen muss, ist das ein maßgeblicher Kalkulations-Faktor. Wenn es keinen dringenden sachlichen Grund (z.B. Bescheid der Verkaufsstelle schreibt das Zeitfenster vor) gibt, ist das Zeitfenster nach vorne und hinten zu erweitern ein großer Hebel zur Preisverbesserung. 

Ein Beispiel aus dem Bereich Marketing wäre die Grammatur des verwendeten Papiers für Prospekte und Handzettel. Eine Reduktion der Papiergrammatur bringt einen Kosteneffekt im Rohmaterialeinkauf. Im nächsten Schritt können die Kosten für die Verteilung nachverhandelt werden, da auch das Gewicht der verteilten Werbeunterlagen ein relevanter Faktor für die Kalkulation darstellt. 

Typische Einsparpotenziale und Erfolge 

Oftmals startet ein ZBB Programm auch mit einer Zielvorgabe, die vorschreibt, wie stark das Budget am Ende des Prozesses reduziert werden soll. Der Prozess kann so lange iteriert werden bis ausreichend Maßnahmen gefunden wurden, dass das Ziel „Bottom up“ erreicht wurde. Die Diskussionen erfolgen in cross funktionalen Teams, wodurch eine abteilungsübergreifende Diskussion entsteht, die gemeinsame Lösungsansätze fördert und auch eine gewisse Motivation erzeugt, auch etwas beizutragen und einzusparen. Wenn eine Abteilung Zugeständnisse macht, ist es für die Kollegenschaft Zusehends schwierig, keinen Beitrag zur Kostenoptimierung zu leisten. 

Zero-Based Budgeting: Ist es das Richtige für Ihr Unternehmen? 

ZBB ist eine attraktive Möglichkeit Kosten zu reduzieren, weil es schnell umgesetzt werden kann und sofort das Unternehmensergebnis positiv beeinflusst. Ebenso ist es ein sehr effektives Mittel um Gemeinkosten/ indirekte Kosten zu reduzieren. Dieser Kostenblock ist oftmals im Vergleich zu den “direkten” Kosten noch wenig im Fokus, weil oftmals keine spezialisierten Abteilungen vorhanden sind und die Bedarfe von den Fachabteilungen selbst beschafft werden. 

Fazit 

Zero-Based-Budgeting ist eine wirkungsvolle Methode zur Optimierung der Ressourcenallokation, Senkung von unnötigen Kosten und genaueren Fokussierung auf strategische Unternehmensziele. Die Herausforderungen, der erhebliche Aufwand oder sogar Widerstände bei der Belegschaft, die mit dieser Herangehensweise verbunden sind, müssen anfangs sorgfältig vom Unternehmen abgewogen werden. Bei geeigneter Implementierung kann ZBB jedoch zu einer nachhaltigen Verbesserung der Finanzplanung und der langfristigen Wettbewerbsfähigkeit eines Unternehmens führen. 

Bei EFS Consulting wird bei jeder Analyse der wirkungsvollste und schnellste Weg zur Kostenreduktion ermittelt. Somit ist ZBB immer ein Ansatz, der in der Startphase eines Projektes evaluiert wird. Daneben spielen noch viele andere Methodiken wie Should Costing, Benchmarking, Steigerung von Wettbewerb, Policy und Katalogsysteme wertstiftend zusammen.