Wie können Kostenvorteile bereits bei IT-Ausschreibungen realisiert werden?

Das Wichtigste in Kürze 

• Strategisches IT-Sourcing: Bereits in der Ausschreibungsphase lassen sich durch klare Anforderungen, realistische SLAs und durchdachte Vertragsgestaltung hohe Kosten vermeiden.

• Typische Kostentreiber erkennen: Unklare Abrechnungsmodelle, ineffizientes Reporting, unpräzise Service Levels oder häufige Personalwechsel führen oft zu versteckten Mehrkosten.

• Effizienz durch frühe Planung: Wer Serviceprozesse, Verrechnung und Qualitätsanforderungen frühzeitig strukturiert, schafft Transparenz, senkt Betriebskosten und sichert langfristig Qualität.

Kosten im IT Sourcing 

Die Anforderungen, die die IT erfüllen muss, um Unternehmen erfolgreich zu machen, steigen ständig. Das Angebot an Hard- und Softwarelösungen entwickelt sich laufend.  Was jetzt noch Stand der Technik ist, ist morgen vielleicht schon keine leistungsfähige Alternative mehr. Zugleich müssen Unternehmen immer mehr kostenintensive Berichts-, Compliance-, Datenschutz- und IT-Sicherheitspflichten erfüllen. Insbesondere Cyberangriffe verursachen Kosten, die Unternehmen in ihrer Existenz gefährden können. 

Diese Anforderungen treiben IT-Kosten oft nach oben. Es gibt aber Möglichkeiten die IT-Kosten – insbesondere in der Ausschreibungsphase von Services, die von “Außen” getätigt werden – zu verringern.  

IT-Sourcing als strategischer Kostenhebel 

IT-Sourcing ist längst nicht mehr nur ein operativer Vorgang zur Beschaffung externer Leistungen – es ist ein strategischer Hebel zur Steuerung von Qualität, Effizienz und vor allem Kosten. Viele Unternehmen unterschätzen jedoch, wie stark die Weichen bereits in der Ausschreibungsphase gestellt werden: Ungenaue Leistungsbeschreibungen, unrealistische Service-Level (lesen Sie mehr über Service Level Management im IT-Sourcing und IT-Service Management in dem weiteren EFS Insight) , fehlende Verbindlichkeit bei Schlüsselrollen oder intransparente Preismodelle führen im späteren Betrieb oft zu unerwarteten Mehraufwänden, Ineffizienzen und hohen Folgekosten. Wer hier proaktiv plant, Anforderungen klar formuliert und typische Kostentreiber bereits im Vorfeld erkennt, kann die wirtschaftliche Grundlage für langfristig stabile IT-Betriebsmodelle legen. 

Wodurch können erhöhte Kosten im Servicebetrieb entstehen (Auszug)? 

Viele vermeidbare Mehrkosten im IT-Servicebetrieb entstehen nicht erst durch schlechte Leistung – sondern durch strukturelle Schwächen in Ausschreibung, Vertragsgestaltung und Serviceorganisation. Besonders in komplexen Outsourcing-Umgebungen schleichen sich versteckte Kostentreiber ein, die im späteren Betrieb schwer zu korrigieren sind. Der folgende Auszug zeigt typische Faktoren, die in der Praxis regelmäßig zu unnötigen Aufwänden, Ineffizienzen und finanziellen Risiken führen – auf Seiten der Auftraggeber wie auch der Dienstleister. 

• Der Abrechnungsaufwand wird oft nicht richtig eingeschätzt (auf beiden Seiten – Auftraggeber und Auftragnehmer) – Erstellen der Rechnung auf Basis der vertraglich vereinbarten Regeln und nachvollziehbare und nachhaltige Prüfung der Rechnung sind teilweise sehr kompliziert 
• Der Aufwand für Reporting und Berichtswesen ist hoch; viele Reports führen meist zu keinen nachweisbaren Ergebnissen und konkreten Maßnahmen 
• Ständiges Wechseln und neues Onboarding (besonders bei Schlüsselkräften) verringert die Qualität der Dienstleistung und es muss oft mit viel Aufwand nachgesteuert werden 
• Haftungs- und Gewährleistungsbedingungen, die gefordert werden, können, wenn Sie Eintreten, zu hohen Kosten führen. Diese werden beim Angebot vom Auftragnehmer mit eingepreist  
• Servicelevel Diskussionen werden erst in der Transition geführt. Dann sind diese bereits eingepreist 
• Service Level Grenzen sind insbesondere bei neuen Services, die an einen externen Dienstleister gehen, zu hoch oder zu niedrig angesetzt  
• Problemmanagement inklusive Root-Cause-Analysen sind oft nicht vertraglich abgesichert. Es erfolgt dadurch keine Analyse (bzw. Verringerung) der Incident- und Service Request-Tickets 
• Bei DevOps-Beauftragungen könnte sich eine Endlosschleife bei Entwicklungen und dem entsprechenden Betriebs-Service ergeben, die zu hohen Entwicklungs- und Servicedienstleistungskosten führen 
• Der Wechsel von Time&Material- zu Managed Service Beauftragungen ist eine andere Servicekultur. Proaktivität und Lösungsorientierung sollten eine wesentlich höhere Relevanz bekommen.  
• Jede Abteilung erstellt seine Serviceanforderungen. Durch ungenügenden Austausch und einen fehlenden Servicekatalog im Unternehmen gibt es wenig Benchmark-Möglichkeiten 
• Preisanpassungsklauseln sind teilweise undurchsichtig, für den Bieter schlecht zu kalkulieren, führen oft zu vielen Diskussionen im Betrieb und zu Planungsunsicherheiten. Wenn diese in den Ausschreibungsdokumenten enthalten sind, schlägt der Bieter hier einen Risikoaufschlag auf den Preis hinzu, der sehr unterschiedlich ausfallen kann 
• Referenzen werden bei Ausschreibungen zwar gefordert, jedoch wenig Zeit aufgewendet, diese auch zu prüfen. Teilweise liegt es daran, dass die Referenzen nicht ausreichend mit Informationen hinterlegt sind. Andererseits geben andere vergleichbare Unternehmen selten Informationen preis, die dazu beitragen, die Leistungsfähigkeit der Dienstleister/Dienstleistungen realistisch einschätzen zu können 

Wie könnten diese Kosten vermieden bzw. verringert werden? 

Viele der aufgezeigten Kostentreiber lassen sich durch frühzeitige Weichenstellungen und eine durchdachte Vertrags- und Servicegestaltung gezielt reduzieren oder ganz vermeiden. Wer klare Strukturen, messbare Anforderungen und realistische Rahmenbedingungen bereits im Ausschreibungsprozess definiert, senkt nicht nur den finanziellen Aufwand im späteren Betrieb, sondern schafft auch Transparenz und Handlungssicherheit für alle Beteiligten. Die folgenden Empfehlungen zeigen konkrete Ansatzpunkte, mit denen Sie typische Fehlerquellen ausschließen und die Wirtschaftlichkeit Ihrer IT-Services langfristig optimieren können. 

• Der Abrechnungsaufwand kann durch ein realistisches Abrechnungsmodell über die Preisliste aufgebaut und sollte auf ein Minimum beschränkt werden. Die notwendigen Daten dazu kommen automatisch aus den vorhandenen (internen) Asset- und Abrechnungssystemen. Langwierige Diskussionen und Konflikte könnten so entfallen.  
• Reporting nur mit Maßnahmen-Bezug aufbauen, d.h. wenn Abweichungen festgestellt werden, sollte auch klar sein, was die daraus resultierenden Maßnahmen sind 
• Vereinbarungen über Schlüsselkräfte sollten so vertraglich abgesichert werden, dass ausreichend Zeit für ein Onboarding bleibt. Ein Onboarding Konzept sollte in der Transition erstellt und abgenommen sein 
• Haftungs- und Gewährleistungsbedingungen bei der Ausschreibung prüfen, ob diese auch eingehalten werden können (z.B. mit einer Bilanzbetrachtung des jeweiligen Bieters) 
• Service Level Agreements prüfen auf SMART (SMART: Spezifisch (Specific), Messbar (Measurable), Erreichbar (Achievable), Relevant (Relevant) und Zeitgebunden (Time-bound)), um damit unnötige Service Level schon in der Ausschreibung zu vermeiden  
• Service Level Grenzen so definieren, dass die Qualität der Dienstleistungen realistisch bewertet wird – die Einhaltung von z.B. zu hohen Werten führt zu hohen zusätzlichen Kosten  
• Problemmanagement und Ursachenfindung bei den Service-Anforderungen mit einbeziehen, so dass kommende, mögliche Incidents und Service Requests vermieden werden können (wenn pro Ticket verrechnet wird – auch der Kosten). Hier sind auch andere Ansätze der Verrechnung möglich. Weniger Incidents durch effektives Problemmanagement inklusive Route Cause Analyse sollte auch belohnt und die Preisstruktur entsprechend ausgerichtet werden 
• Bei DevOps-Beauftragungen insbesondere auch das Testmanagement und damit auch der UATs (User Acceptance Tests) in den Vordergrund stellen 
• Proaktivität mit Anforderungen hinterlegen und vertraglich vereinbaren. Ist der Bieter problem- oder lösungsorientiert? Das sollte insbesondere in Bieterworkshops geprüft und eingeschätzt werden 
• Aufbau eines Servicekatalogs im Unternehmen und deren Integration in das Contract Management 
• Möglichst auf Preisanpassungsklauseln verzichten, es sei denn, es handelt sich aufgrund von starken Verletzungen der Service Level um (nachgewiesene) Schlechtleistung 
• Erfahrungswerte aus anderen Beauftragungen des Bieters einholen insbesondere im eigenen Unternehmen/Konzern prüfen und aus anderen Referenzprojekten Informationen einholen (z.B. wie schnell und gut wurden Schlüsselkräfte ausgetauscht, wie gut wurden die KPI erfüllt und die Servicelevel eingehalten etc.) 

Fazit  

Bereits in der Ausschreibungsphase können die IT-Kosten wesentlich beeinflusst werden. Trotz der steigenden Kosten für Ressourcen, Hard- und Software, Lizenzen, Datenschutz, Compliance und IT-Sicherheit gibt es viele Möglichkeiten die Leistungsfähigkeit und die Qualität der IT-Dienstleistungen bei sinkenden Kosten signifikant zu beeinflussen. 10%ige Kostensenkungen sind keine Utopie und können bei professioneller Unterstützung der Ausschreibungen, der Transition und im Betrieb erreicht werden. Durch das erfahrene Team von EFS Expert:innen können wir Ihnen helfen, die Kostenpotentiale bei Ihnen zu heben und die Qualität der IT-Servicedienstleistungen abzusichern, kontaktieren Sie uns für ein unverbindliches Erstgespräch!