In der Selbstorganisation existiert ein Mitspracherecht auf Augenhöhe – sowohl IN als auch AN der Organisation. Das spannungsbasierte Arbeiten wird von typischen Meetingformaten begleitet, die einer festen Struktur folgen und in regelmäßigen Abständen durchgeführt werden. 

Ziel der Meetingformate ist es, die wahrgenommenen Spannungen zu adressieren und mit einem konkreten Lösungsvorschlag “den nächsten kleinen Schritt” in Richtung Optimierung zu gehen – ganz nach dem Motto ‚safe enough to try‘ anstatt einem „faulen Kompromiss“ oder einer langwierigen 100% Lösung. Die Entscheidung, ob ein Vorschlag angenommen wird, hängt von entgegengebrachten Widerständen der weiteren Organisationsmitglieder ab. Nur bei schwerwiegenden Einwänden wird der vorgebrachte Vorschlag so abgeändert, dass es für alle Teammitglieder eine akzeptable Lösung darstellt. Die Meetings werden jeweils von der Rolle ModeratorIn begleitet, die für die Einhaltung der Regeln sorgt und einen angemessen Raum für den Spannungsgeber schafft. 

In der Selbstorganisation nehmen die Mitarbeitenden in ihren Rollen an den Meetings teil. Dadurch werden Transparenz und ein gemeinsames Verständnis geschaffen, mit welchem Sinn und Zweck sowie erwartetem Beitrag die jeweilige Rolle in den Meetings agiert. Das Ziel der Meetings ist, Spannungen zu verarbeiten und zu lösen. Hierbei gilt, dass jeder kleine Schritt zur Lösung einer Spannung besser ist als keiner – Änderungen und Ergänzungen können jederzeit durchgeführt werden. Es gibt zwei regelmäßig stattfindende Formate, an denen die gesamte Organisation teilnimmt – das Kreismeeting und das Operative Meeting.  Zusätzlich finden Meetings innerhalb der Kreise statt, die eigenverantwortlich organisiert werden.  

Das Kreismeeting bietet die Möglichkeit, gemeinsam den Blick vom Tagesgeschäft auf die Organisation selbst zu richten. Wichtige Bewegungen und Änderungen, wie neue Kundenbedürfnisse oder Neuerungen am Markt, können besprochen werden, um dann gemeinsam zu entscheiden, wie die Organisation bestmöglich darauf reagieren und sich ausrichten kann. 

Kreismeetings behandeln demzufolge Spannungen, welche die Zusammenarbeit AN der Selbstorganisation betreffen. Es kann sich dabei um das Schaffen oder Anpassen von Rollen, Sub-Kreisen und Wahlen für bestimmte Rollenbesetzungen handeln. Falls erforderlich, kann die Verfassung durch ein Kreismeeting dem aktuellen Stand angepasst werden. 

Es findet je nach Bedarf statt (ca. einmal im Monat) und wird von der Rolle SchriftführerIn organisiert und dokumentiert. Alle Rollen innerhalb des Kreises sind in diesem Governance-Prozess eingeladen und stimmberechtigt. Ausnahmen können in den Richtlinien festgelegt werden. Für die Beschlussfähigkeit ist keine Mindestteilnehmeranzahl notwendig und es gilt die Annahme, unabhängig der Anwesenden, dass das beste Wissen im Raum ist. Abwesende Rollen zählen, als hätten sie alle Vorschläge geprüft und keine Einwände für die Annahme hervorgebracht bzw. können eine Vertretung senden 

Operative Meetings (meist einmal pro Woche) dienen dazu Mitglieder eines Kreises über den aktuellen Arbeitsfortschritt zu informieren, sowie Spannungen in nächste Schritte und Projekte zu prozessieren, welche die Erfüllung des Sinns und Zwecks der Rollen unterstützen. Es kann somit als Raum zum Arbeiten IN der Organisation angesehen werden.

Für Operative Meetings herrscht weder Anwesenheitspflicht noch ist es ein „Entscheidungsgremium“. Dieses Meeting zielt darauf ab, die Arbeit in den Rollen selbst voran zu bringen, weshalb es ratsam ist, dass alle am Projekt beteiligten Personen am Operativen Meeting teilnehmen sollten. 

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